O processo de construção ideal de um arquivo demanda um lugar elevado, com um mínimo de umidade, em área isolada, a qual apresente um sistema de prevenção contra incêndios e a possibilidade de ampliação.

A primariedade é a qualidade da informação coletada na fonte, com o máximo de detalhamento possível, sem modificações, independentemente do suporte, também chamado de ordem original.

A autenticidade diz respeito ao grau de veracidade do documento, ao passo que a documentabilidade é a capacidade testemunhal do documento arquivístico.

É correto afirmar que o sistema eletrônico de informações (SEI) é um sistema de produção e de gestão de documentos e de processos eletrônicos que visa ao gerenciamento de documentos produzidos em meio eletrônico, cujo original permaneça neste meio. Além disso, ressalta-se que há o englobamento dos documentos digitalizados.

O item documental é a menor unidade arquivística intelectualmente indivisível, também chamada de peça, e integra os dossiês ou os processos.

No processo de classificação, a codificação é o registro, nos documentos, de símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado, o qual pode ser numérico, alfanumérico e variadex.

É correto afirmar que o levantamento arquivístico consiste na análise dos documentos constitutivos e normativos da organização.

A eliminação pode ser tratada como uma ação cujo resultado é o descarte ou o desaparecimento físico dos documentos.

Quanto à iluminação, a luz do dia deve ser abolida na área de armazenamento, porque acelera o desaparecimento das tintas e enfraquece o papel.

Entende-se como conservação o conjunto de cuidados prestados aos documentos sem se considerarem as condições físicas dos locais onde eles serão armazenados.