Clara, uma assistente administrativa da Prefeitura de Araçás, realizou um levantamento documental e verificou que diversos processos concluídos há mais de cinco anos permaneciam armazenados em armários de uso diário, ocupando espaço destinado aos documentos frequentemente consultados. Após análise preliminar, e considerando os princípios arquivísticos, a orientação correta a ser passada aos servidores, nesse caso, é:

No que diz respeito a arquivos, Marilena Leite Paes (1997) preconiza que, a depender da natureza do assunto, os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos. Nesse contexto, existem os documentos que contêm informações que não devem ser do conhecimento do público em geral, cuja classificação visa a proteger da divulgação antecipada ou de vazamentos indiscriminados, que podem causar prejuízos em averiguações, em planos organizacionais e na privacidade dos indivíduos. Tais documentos são denominados:

De acordo com Marilena Leite Paes (1997), ao se adotar as regras de alfabetação, correspondências comerciais recebidas de Wang Wei (nome oriental) e do General Patrício Gomes devem ser arquivadas da seguinte maneira:

Dentre os setores das atividades dos arquivos permanentes, aquele que tem como uma de suas rotinas o recebimento de correspondência, bem como a interpretação e a classificação com base nos assuntos adotados, é conhecido como:

A forma de comunicação escrita que tem como característica tratar de assunto e de serviço ou interesse específico das atividades de uma instituição denomina-se:

Ao revisar um histórico escolar antes de sua expedição, a secretária identificou riscos e raspagens feitos sobre os dados de escrituração. Esse tipo de ocorrência é tecnicamente classificado como:

A organização do livro de Atas de Resultados Finais é feita por:

Um pedido de material foi extraviado após circular entre setores sem protocolo formal. Em outros casos, houve duplicidade de solicitações e divergência entre o que foi requisitado e o que foi entregue. A chefia exige a correção estrutural do fluxo documental, sem prejudicar a continuidade do atendimento. Considerando os princípios de gestão documental e de controle administrativo, a principal falha identificada refere-se à ausência de:

O Assistente Administrativo precisou organizar os prontuários de uma Unidade Básica de Saúde (UBS) que atende 50.000 pessoas, pois o método de arquivamento atual por nome (alfabético) está gerando muitos erros devido a nomes homônimos. O método mais seguro e recomendado para grandes arquivos de saúde é o método:

Em uma unidade administrativa da Secretaria Municipal de Saúde, verificou-se que prontuários administrativos de aquisição de medicamentos concluídos há oito anos permaneciam arquivados juntamente com processos em tramitação, dificultando a localização de documentos correntes. Não havia avaliação documental nem observância da tabela de temporalidade. Sob a perspectiva arquivística, o assistente administrativo deverá tomar a providência inicial de: