O inventário analítico é o instrumento de descrição documental que descreve, de forma geral, subjetiva e sucinta, cada peça de fundo ou de uma coleção.

O princípio da territorialidade, também chamado de princípio da proveniência, consiste no fato de que os arquivos permanecem vivos e são utilizados, mais bem entendidos e conservados nos meios onde foram produzidos, salvo quando houver tratados e acordos concernentes à partilha de arquivos entre estados.

Define-se fundo fechado como um conjunto de arquivos que não mais terá acréscimo documental, em função da inexistência de atividades da entidade produtora.

A transferência e o recolhimento de documentos são feitos em função do valor do documento, e não em razão da sua frequência de uso.

A passagem dos documentos existentes nas estações de trabalho para o arquivo permanente é denominada transferência.

O processo de incineração é uma prática de eliminação de documentos que deve ser evitada, pois é condenado tanto pelo aumento do índice de poluição que provoca ao meio ambiente, quanto pela impossibilidade de reciclagem do papel.

A eliminação de documentos deve ser feita de forma criteriosa, com a adoção de normas e de procedimentos arquivísticos que sempre primem pelos processos mais indicados, que são a fragmentação, a maceração, a alienação por venda e a doação.

A eliminação de documentos não pode ser feita de forma aleatória e indiscriminada. Assim sendo, protocolos rígidos deverão ser seguidos, a fim de que seja determinado o período exato em que esses arquivos poderão ser adequadamente destruídos.

A tabela de temporalidade e a lista de eliminação são consideradas instrumentos de destinação de documentos, todavia são prescindíveis como atos normativos que fixam as diretrizes quanto ao tempo e ao local de guarda dos documentos.

Consideram-se documentos ostensivos aqueles cuja divulgação pode causar prejuízos à Administração Pública.