Após concluir os trabalhos de avaliação documental, a comissão responsável pelo arquivo de determinado órgão público verificou que parte da documentação poderia ser descartada. Antes de autorizar a eliminação, surgiu divergência entre seus membros quanto à necessidade de submissão do procedimento a outro órgão. Considerando a situação apresentada, assinale a alternativa correta.

A gestão documental constitui instrumento essencial para assegurar a produção, a tramitação, o uso, a avaliação e a destinação adequada dos documentos produzidos e recebidos pelos órgãos públicos. A Lei nº 8.159/1991 estabelece diretrizes para a política nacional de arquivos públicos e privados, disciplinando conceitos fundamentais relacionados à gestão documental. Com base na referida lei, informe se é verdadeiro (V) ou falso (F) para o que se afirma e assinale a alternativa com a sequência correta.

( ) Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

( ) É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

( ) Compete ao Poder Público a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta aos interessados, na forma da lei.

( ) A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público poderá ocorrer livremente, independentemente de autorização da instituição arquivística pública competente.

A Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que trata da Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados, estabelece conceitos fundamentais relacionados aos arquivos públicos e privados, disciplinando, entre outros aspectos, a gestão de documentos produzidos e recebidos pelos órgãos e entidades da Administração Pública. Sobre o assunto, analise as assertivas e assinale a alternativa correta.

I. Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou ao seu recolhimento para guarda permanente.

II. A gestão de documentos compreende procedimentos e operações técnicas referentes à produção, classificação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou ao seu recolhimento para guarda permanente.

III. Consideram-se arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

IV. A gestão de documentos compreende procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos na fase permanente, visando à sua eliminação ou ao seu recolhimento para guarda permanente

No âmbito da Administração Pública, as técnicas de arquivo e protocolo são fundamentais para assegurar a eficiência administrativa, a transparência, a segurança da informação e a preservação da memória institucional. Diante do exposto, assinale a afirmativa correta.

O agente de serviços externos recebe, na prefeitura, um lote de correspondências que precisa ser distribuído aos setores e, depois, algumas cartas devem ser postadas. Ao endereçar um envelope para envio, ele precisa preencher corretamente os dados do destinatário. Para o correto endereçamento do envelope, o agente deve informar:

Um documento externo foi recebido por determinado órgão público e, após sua identificação inicial, deverá ingressar no fluxo administrativo até chegar à unidade responsável pela análise do assunto. Considerando a necessidade de assegurar rastreabilidade e controle da tramitação, o servidor responsável deverá observar uma sequência coerente de operações. Análise as afirmativas a seguir, marque V, para verdadeiro e F, para falso:

(   ) O registro possibilita a formalização de informações necessárias à identificação e ao controle do documento no âmbito do órgão.

(   ) A classificação pode ser realizada considerando o assunto do documento e os instrumentos de gestão documental adotados pela instituição.

(   ) A distribuição corresponde ao encaminhamento do documento à unidade responsável pelo tratamento da matéria.

(   ) A tramitação permite acompanhar o percurso do documento entre unidades ou responsáveis até a conclusão das providências administrativas.

Assinale a sequência CORRETA, de cima para baixo:

Em determinado órgão público, o setor responsável pela gestão documental identificou dois conjuntos informacionais. O primeiro é formado por documentos produzidos e recebidos por uma unidade administrativa no desenvolvimento de suas atividades, mantendo relações entre si decorrentes das funções institucionais exercidas. O segundo reúne documentos diversos apenas porque foram selecionados por um servidor em razão de seu interesse pessoal pelo conteúdo, sem relação necessária com as atividades do órgão.

Analise as afirmativas abaixo e assinale a alternativa CORRETA.

Um órgão público pretende revisar seus procedimentos de transferência, recolhimento e eliminação documental. Durante a revisão, surgiram quatro interpretações acerca da relação entre os valores dos documentos e as fases de sua guarda.

Analise as afirmativas abaixo:

I.A passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário decorre, em regra, da redução da frequência de utilização administrativa, sem que isso signifique perda imediata de sua utilidade ou necessidade de conservação.

II.A transferência para o arquivo intermediário não implica, por si só, atribuição de valor permanente ao conjunto documental, uma vez que a destinação deverá observar os resultados da avaliação documental.

III.O recolhimento ao arquivo permanente pressupõe a identificação de documentos cuja preservação definitiva seja justificada por seu valor secundário, segundo os instrumentos e procedimentos de avaliação aplicáveis.

IV.A eliminação constitui uma operação decorrente da avaliação documental e deve observar os prazos e a destinação previamente estabelecidos nos instrumentos de gestão documental.

V.A classificação de um documento como corrente, intermediário ou permanente constitui atributo imutável de seu conteúdo, razão pela qual sua mudança de fase decorre apenas da alteração do local físico de armazenamento.

Está CORRETO o que se afirma em:

A respeito dos procedimentos de numeração de páginas e de controle de qualidade da digitalização no tratamento dos assentamentos funcionais, assinale a alternativa incorreta:

Na fase de triagem do assentamento funcional, alguns tipos de documentos devem ser retirados e eliminados sumariamente da pasta. Entre esses documentos, encontram-se: