O termo de referência, também denominado projeto básico, é o documento responsável pelo início da fase de planejamento da contratação.

O termo de encerramento do contrato, cuja finalidade é encerrar formalmente o pacto contratual entre a contratante e a contratada, deve ser elaborado pelo gestor do contrato.

Caso se configure dispensa de licitação, a contratação com uso de verbas de organismos internacionais dispensa a realização da fase de planejamento da contratação.

O fiscal técnico do contrato é um servidor da área de TI indicado para fiscalizar tecnicamente o contrato.

A equipe de planejamento da contratação é composta por representantes das áreas técnica e administrativa, além do representante da área requisitante da solução.

A métrica denominada Principal Indicador de Desempenho (PID), do ITIL versão 3, é usada para auxiliar no gerenciamento de processo, serviço de TI ou atividade, lidando com conceitos de eficiência, eficácia e efetividade em custo.

A linha de base da configuração deve ser consentida formalmente e administrada por meio do gerenciamento de mudança. Essa linha é utilizada como referência para desenvolvimentos futuros, para liberação e para mudança.

O gerenciamento de mudanças e o gerenciamento de configurações atualizam registros na mesma base de dados no sistema de gerenciamento da configuração, que contém detalhes e relacionamento dos itens de configuração. Por meio do gerenciamento de configuração, é possível incluir mudanças que são realizadas mesmo sem autorização do gerenciamento de mudanças.

A versão 3 do ITIL é estruturada seguindo, explicitamente, um ciclo de vida de serviços e apresenta todas as mudanças programadas a partir do estágio de estratégia do serviço. Dessa forma, as atividades do gerenciamento de mudanças iniciam-se sempre a partir desse estágio.

O gerenciamento de liberação e implantação é responsável pela instalação dos pacotes, que são modelados e testados no estágio de desenho de serviços, bem como por sua estabilização no ambiente de produção após essa instalação.