São etapas da operação de classificação de um documento a determinação do assunto principal, a determinação da classe do assunto principal, a determinação dos aspectos secundários (lugar, tempo, idioma etc.), a pesquisa dos números da classe escolhida, a construção ou a seleção do número de classificação, a elaboração do número de chamada e a sua colocação no documento e a indicação do número de classificação nas fichas e em outros locais para facilitar a sua recuperação.

A descrição de conteúdo, ou catalogação, tem como objetivos conhecer o conteúdo de documentos para informar os usuários, auxiliar nas atividades de eliminação ou conservação de documentos, determinar a forma e o nível de tratamento, estabelecer categorias para armazenamento, armazenar os documentos e introduzir referências de documentos nas ferramentas para facilitar a sua recuperação, como os fichários.

A descrição bibliográfica é o conjunto de informações necessárias para descrever um documento e a referência bibliográfica é o conjunto de uma parte dessas informações.

Os formatos PDF (portable document format) e CCF (common communication format) são muito utilizados para armazenar documentos eletrônicos com texto integral, especialmente na Internet.

A forma de armazenamento dos documentos deve ser escolhida de acordo com a classificação, as possibilidades do local e dos equipamentos disponíveis e as condições de conservação existentes.

A operação que consiste em verificar a localização de documentos, o controle dos documentos faltantes e a verificação do estado de conservação é denominada inventário.

No caso do arranjo sistemático por assunto de um acervo de documentos impressos, o número de chamada é, em geral, o número da classificação acrescido de letras do nome do editor.

No arranjo numérico de um acervo de documentos impressos, a evolução da classificação resulta na reestruturação do conjunto de documentos.

Os dois tipos de arranjo mais comuns de documentos impressos em um acervo são o numérico, mais simples e econômico em termos de espaço, e o sistemático, mais complexo e que facilita o livre acesso às estantes.

Os documentos de um acervo impresso podem ser conservados na forma original, no formato reduzido (microfilme ou microficha) ou no formato informatizado (digital), em discos e fitas magnéticas, discos ópticos etc.