O Dublin Core Metadata Initiative é um dos exemplos de uso dos metadados e, na maioria dos casos, o seu conjunto de descritores é embutido no próprio documento, mas pode estar separado.

As regras de preenchimento dos dados em um formato de metadados geralmente têm um nível de flexibilidade menor que o das regras de preenchimento de registro dos formatos de catalogação bibliográfica, como o MARC 21.

Os metadados são formas de registro que têm os mesmos objetivos dos formatos de catalogação, como o MARC, e foram criados visando ao mesmo tipo de material bibliográfico.

Em princípio, o uso de metadados exige do autor do registro conhecimentos do processo documental de catalogação.

Um dos objetivos dos metadados é tornar os recursos eletrônicos mais visíveis pelos engenhos de busca e sistemas de recuperação.

Os metadados, que significam dados sobre dados, são descrições de recursos eletrônicos.

Os serviços de notificação corrente, como o DSI, têm como objetivo principal manter os usuários a par dos progressos que ocorrem em seu campo de atuação. Entre os principais componentes desse tipo de serviço, encontram-se a base de dados, os perfis de interesses dos usuários, as notificações para os usuários, a retroalimentação para a mudança de perfis de interesse e a retroalimentação de registros da base de dados.

O surgimento dos catálogos em linha de acesso público (OPAC) e o conseqüente aumento do uso compartilhado de registros catalográficos significou tanto o compartilhamento de experiência profissional quanto a redução do trabalho de catalogação.

Na maioria dos casos, os resumos são apresentados como textos curtos que acompanham o documento principal. Entre os diversos tipos de resumos de documentos, citam-se: o resumo informativo, que explicita sumariamente o documento; o resumo indicativo, que descreve o documento de forma completa e apresenta as principais conclusões do autor; e o resumo crítico, que apresenta conclusões pessoais do autor do resumo.

A indexação é a operação pela qual os termos mais apropriados são escolhidos para descrever o conteúdo de um documento, sendo indispensável a consulta ao próprio documento, que é realizada no momento do armazenamento da informação.