O secretário é um importante elemento de comunicação e informação, um canal facilitador de contato entre o executivo e seus subordinados, seus superiores, os vários setores da instituição e diferentes instituições. Nesse sentido, do ponto de vista técnico, desconsiderando-se aptidões de caráter pessoal, julgue o item a seguir, relativo a produtos, tarefas e conhecimentos relacionados ao trabalho do secretário.

Para que uma reunião possa desenvolver-se de forma adequada, há necessidade de escolha de local apropriado e devidamente equipado, pauta, lista de presença e ata, sendo esta o documento em que ficam registrados data, hora, local da realização, título da reunião e assuntos da ordem do dia, por ordem de prioridade.

Ofício-circular deve ser utilizado para a comunicação externa, isto é, a órgãos não-ligados à organização, ou ao dirigir-se à autoridade máxima da Instituição, exemplificando, o Diretor-Geral de uma organização.

Ofício deve ser utilizado na comunicação externa, isto é, com órgãos não-ligados à organização, com texto único, mesma numeração, e deve dirigir-se a várias autoridades ou instituições públicas e privadas.

Memorando-circular é um documento que deve ser enviado a determinado setor, contendo textos variados e numeração diferenciada.

Diferentes memorandos que constituem comunicações internas devem apresentar texto único, mesma numeração, e serem dirigidos a diversos setores.

o assunto envolve problemas pessoais de um membro do grupo.

se está lidando com um problema que necessita dos inputs de membros de diferentes grupos com diferentes perspectivas ou agendas.

se deseja compartilhar informações, um sucesso ou uma preocupação com todo o grupo, ou levar ao conhecimento de todos determinada situação a ser resolvida e que envolve todo o grupo.