O principal objetivo da avaliação é a eliminação de documentos.

A macroavaliação tem como objeto de análise as funções que as organizações desenvolvem e o contexto no qual os documentos estão inseridos.

Plano de destinação é o instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda com vistas à transferência, ao recolhimento, ao descarte ou à eliminação de documentos.

As provas que os documentos contêm acerca da organização e do funcionamento da entidade que os produziu e as informações que eles contêm sobre pessoas, entidades, coisas, problemas e condições dessa entidade definem os aspectos principais dos valores legal e fiscal desses documentos.

Uma das principais contribuições para o desenvolvimento da função de avaliação de documentos em arquivos foi feita por Schellenberg, que considerou a existência dos valores primário e secundário de um documento.

A discussão sobre avaliação de documentos não é recente, pois desde meados do século XVIII encontram-se obras que tratam desse tema. A tendência tradicional na Inglaterra, por exemplo, era a de destruir os documentos que não apresentavam interesse do ponto de vista legal, histórico, estatístico, econômico ou oficial.

A crescente informatização dos sistemas de protocolo não garantiu maior qualidade a essas atividades, pois foi desenvolvida a partir de rotinas burocráticas e inoperantes.

O modelo tradicional de protocolo foi alterado em decorrência da ampliação e da modificação das portas de entrada e saída das informações (correio eletrônico, aparelho de fac-símile) nas organizações.

O registro de documentos é o curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa.

A expedição, a tramitação e a distribuição de documentos são atividades de protocolo.