Quando uma entidade publica os documentos de um fundo na íntegra, essa publicação é conhecida como inventário seletivo.

O processo de descrição concretiza-se com a elaboração de instrumentos de pesquisa para atender a uma finalidade mais ampla que a estrita razão funcional que motivou a geração do documento.

Para que o conjunto documental seja reconhecido como fundo de arquivo, é necessário que o sujeito acumulador (pessoa jurídica) apresente duas condições: unicidade e autenticidade.

O arranjo inicia-se, materialmente, com a transferência dos documentos aos arquivos permanentes.

O princípio da proveniência norteia a sistemática da preservação e da avaliação dos documentos.

Subfundos são quase fundos, a que, em razão do critério de autonomia financeira, não se pode atribuir o status de fundo.

Uma divisão que pode ser corretamente adotada para o fundo de arquivo é a seção, que é a subdivisão do quadro de arranjo e corresponde a uma primeira fração lógica do fundo, reunindo, em geral, documentos produzidos e acumulados por unidades administrativas com competências específicas.

A teoria de fundos e a abordagem das três idades documentais são embasamentos metodológicos do arranjo e da ordenação dos conjuntos documentais nos arquivos permanentes.

A operação do arranjo resume-se à ordenação dos conjuntos documentais remanescentes das eliminações, obedecendo a critérios que respeitem o caráter orgânico dos conjuntos, interna e externamente.

O arranjo de documentos de arquivo concretiza-se no respeito total e absoluto à gênese do documento ou do grupo de documentos gerados por uma instituição.