A gestão documental exige procedimentos capazes de preservar o contexto de produção dos documentos e, simultaneamente, favorecer sua recuperação quando necessários às atividades administrativas. Nesse contexto, a classificação e a indexação desempenham funções distintas, embora possam atuar de forma complementar.
Considerando os conceitos arquivísticos relacionados à classificação e à indexação, analise as asserções a seguir.
I.A classificação arquivística deve considerar as funções e atividades que deram origem aos documentos, preservando as relações orgânicas existentes entre eles, enquanto a indexação pode utilizar termos ou outros pontos de acesso para facilitar a recuperação das informações neles contidas.
PORQUE
II.A classificação estabelece o contexto funcional dos documentos dentro de um sistema de organização arquivística, ao passo que a indexação tem como finalidade principal ampliar as possibilidades de localização e recuperação dos documentos a partir de características ou assuntos neles identificados.
Assinale a alternativa correta.

Ao final de determinado período, um setor da Administração Municipal precisa elaborar um relatório de atividades para subsidiar a avaliação de seus resultados pela chefia. Para isso, o auxiliar administrativo reúne dados provenientes de diferentes registros internos, incluindo o número de atendimentos realizados, o tempo médio de resposta às solicitações, os tipos de demandas recebidas e as principais ocorrências verificadas no período. Durante a consolidação, identifica que alguns registros apresentam informações quantitativas divergentes e que determinados dados descritivos não estão acompanhados de fonte ou período de referência.
Considerando as boas práticas de elaboração de relatórios periódicos, consolidação de dados quantitativos e qualitativos e elaboração de quadros demonstrativos de atividades, assinale a alternativa correta.

Durante a revisão de uma comunicação oficial destinada a outro órgão público, o auxiliar administrativo identificou o seguinte trecho:
"Informamos que, conforme já mencionado anteriormente em nossa comunicação precedente, esta Secretaria, tendo em vista as circunstâncias acima referidas, vem, por meio deste expediente, solicitar a gentileza de que sejam encaminhadas, com a maior brevidade possível, as informações que se fizerem necessárias para que possamos dar continuidade ao procedimento em questão."
Na revisão, verificou-se que o conteúdo da solicitação deveria ser preservado, mas o texto precisava apresentar maior objetividade, eliminar informações redundantes e utilizar construção compatível com a comunicação institucional.
Considerando os atributos da redação oficial estabelecidos no Manual de Redação da Presidência da República, assinale a alternativa que apresenta a revisão correta, de acordo com os princípios da redação oficial, sem alterar o conteúdo essencial da comunicação.

No desenvolvimento de suas atividades, um órgão público realiza operações de tratamento de dados pessoais e deve observar os princípios estabelecidos na Lei nº 13.709/2018 Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). Entre esses princípios, a Lei estabelece que o tratamento deve ser limitado ao mínimo necessário para a realização de suas finalidades, abrangendo os dados pertinentes, proporcionais e não excessivos em relação às finalidades do tratamento.
O princípio da __________ determina a limitação do tratamento ao mínimo necessário para a realização de suas finalidades, com abrangência dos dados pertinentes, proporcionais e não excessivos em relação às finalidades do tratamento de dados.
Considerando o conceito previsto no art. 6º, III, da Lei nº 13.709/2018, assinale a alternativa que completa corretamente a lacuna:

No exercício de suas atribuições, os agentes públicos devem observar os princípios que orientam a atuação da Administração Pública e estabelecem parâmetros para a prática dos atos administrativos. Esses princípios possuem conteúdos próprios, embora possam incidir simultaneamente sobre uma mesma conduta.
Relacione a Coluna I, que apresenta princípios constitucionais da Administração Pública, com a Coluna II, que apresenta situações que exemplificam a aplicação de cada princípio.
Coluna I
1.Legalidade. 2.Impessoalidade. 3.Moralidade. 4.Publicidade. 5.Eficiência.
Coluna II
(   ) Divulgação, em portal oficial, dos resultados de um processo seletivo simplificado realizado pelo órgão.
(   ) Atuação do servidor pautada não apenas pela lei, mas também por padrões éticos de honestidade, boa-fé e probidade no trato da coisa pública.
(   ) Prestação do serviço público com o menor dispêndio de recursos possível, buscando a melhor relação entre os meios utilizados e os resultados alcançados. 
(   ) Vedação a que o servidor promova, em documentos oficiais, autopromoção pessoal vinculada a atos de gestão.
(   ) Exigência de que toda atuação administrativa esteja fundamentada em previsão legal, sendo vedado ao administrador agir sem respaldo normativo.
A sequência correta, de cima para baixo, é:

No exercício da função de auxiliar administrativo em uma instituição pública, o atendimento ao usuário deve pautar-se por princípios de urbanidade, empatia e comunicação assertiva. Considerando o atendimento a um usuário insatisfeito, que reclama de forma exaltada sobre a demora na disponibilização de um documento solicitado, analise as afirmativas a seguir e classifique-as em V, para verdadeiro, ou F, para falso:
(   ) O atendente deve ouvir o usuário até o fim, sem interrompê-lo, demonstrando compreensão quanto ao seu incômodo, mantendo tom de voz calmo e apresentando, em seguida, encaminhamentos objetivos para a solução do problema.
(   ) O atendente deve interromper o usuário imediatamente, explicando que a demora não é de sua responsabilidade, a fim de evitar prolongar o desconforto do atendimento.
(   ) O atendente pode adotar tom de voz equivalente ao do usuário, de modo a demonstrar firmeza e evitar que a reclamação se repita futuramente.
(   ) O atendente deve solicitar que o usuário retorne em outro momento, quando estiver mais calmo, a fim de garantir um atendimento mais produtivo.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta:

A organização eficiente dos serviços de recepção em um órgão público envolve a triagem adequada de demandas, o encaminhamento correto de documentos e o controle do fluxo diário de atendimentos. Considerando boas práticas administrativas nessa área, assinale a alternativa correta.

Um servidor responsável pelo arquivo setorial de um órgão público identificou que a sala destinada à guarda de documentos físicos apresenta infiltrações no teto, ausência de controle de temperatura e umidade, além de estar localizada próxima a fiações elétricas expostas. Apesar disso, o volume de documentos armazenados no local segue crescendo mensalmente, sem que medidas de conservação preventiva tenham sido adotadas.
Considerando os princípios de conservação e segurança de arquivos, avalie:
"Diante do cenário descrito, a conduta adequada por parte do servidor responsável pelo arquivo é ______________________, uma vez que a preservação do acervo documental depende diretamente de condições ambientais adequadas e da adoção de medidas preventivas contra riscos físicos e biológicos que possam comprometer a integridade dos documentos."
Assinale a alternativa que completa a lacuna corretamente:

Em uma unidade da Administração Municipal, o auxiliar administrativo é responsável por receber comunicações destinadas à chefia, registrar as informações pertinentes e encaminhar mensagens aos setores ou órgãos competentes. Em determinado dia, recebe uma ligação de outro órgão solicitando providência sobre um processo em tramitação, uma mensagem eletrônica dirigida à chefia e um recado de servidor que solicita retorno sobre assunto de sua competência.
Considerando as técnicas de recepção, registro, despacho e transmissão de mensagens e recados no âmbito da comunicação administrativa, analise as afirmativas a seguir.
I.Ao receber uma mensagem destinada à chefia, o servidor deve identificar o remetente, o assunto e a providência ou retorno solicitado, registrando essas informações de forma objetiva, sem acrescentar interpretações pessoais ao conteúdo recebido.
II.Quando a comunicação recebida exigir manifestação ou providência de outro setor ou órgão, o servidor poderá encaminhá-la diretamente ao destinatário competente, desde que preserve seu conteúdo e observe os procedimentos internos de registro e controle.
III.Ao transmitir verbalmente à chefia um recado recebido de terceiro, o servidor deve reproduzir integralmente sua própria interpretação sobre a intenção do remetente, especialmente quando considerar que essa interpretação facilitará a tomada de decisão.
IV.O despacho ou encaminhamento administrativo pressupõe apenas a transmissão física ou eletrônica da mensagem, não sendo necessário registrar a providência adotada ou o destinatário quando o assunto for considerado de baixa complexidade.
V.Quando houver dúvida quanto ao destinatário competente, é inadequado encaminhar a mensagem aleatoriamente; deve-se verificar a unidade responsável ou buscar a orientação necessária antes de realizar o encaminhamento.
Assinale a alternativa correta

Uma unidade administrativa precisa produzir quatro documentos distintos no decorrer de uma mesma semana: o primeiro deverá registrar formalmente os fatos ocorridos e as deliberações de uma reunião; o segundo deverá comprovar uma informação constante de registro administrativo; o terceiro deverá apresentar à chefia as atividades realizadas pelo setor, os resultados obtidos e as ocorrências relevantes de determinado período; e o quarto deverá estabelecer uma determinação administrativa a ser observada pelos servidores subordinados à unidade.
Considerando a finalidade e a natureza dos documentos oficiais indicados no conteúdo programático, assinale a alternativa que estabelece a correspondência correta entre as quatro situações e os respectivos documentos.