Em reunião na Secretaria, um gestor sustenta que adotar a gestão de documentos é uma escolha de conveniência administrativa, que cada órgão pode dispensar se preferir. Considerando que um servidor discorda e invoca a lei nacional de arquivos para refutá-lo, o argumento que refuta a tese do gestor é:

No arquivo permanente convivem dois conjuntos documentais. O primeiro pertence à Secretaria de Saúde, que permanece em funcionamento. O segundo pertence a uma secretaria já extinta. Nesse caso, assinale CORRETAMENTE a classificação que cabe ao conjunto da Secretaria de Saúde:

Na montagem do quadro de arranjo do arquivo permanente, a equipe reúne, numa única subdivisão e em sequência, todas as fichas de estoque do almoxarifado acumuladas ao longo dos anos, documentos do mesmo tipo gerados pela mesma atividade de controle. De acordo com o tema, o nível do quadro de arranjo correspondente a essa subdivisão é denominado como:

A Secretaria decide elaborar registros normalizados que descrevam, de forma autônoma, os órgãos que produziram seus arquivos, a própria unidade e os órgãos antecessores, reunindo o nome, a história e as relações de cada um, para servir de ponto de acesso às descrições dos documentos. De acordo com o tema, a norma aplicável a esses registros é:

No protocolo da Secretaria de Meio Ambiente, chegam vários documentos avulsos de uma mesma aquisição, como o requerimento, a proposta e os comprovantes, ainda sem vínculo formal entre si. O setor precisa convertê-los em uma única unidade de arquivamento, que passará a tramitar com número próprio. Nesse contexto, a atividade de protocolo que realiza essa conversão é denominada como:

Ao descrever os documentos do setor, o almoxarife compara duas formas de nomear um mesmo documento: apenas relatório e, de modo completo, relatório de inventário de bens. Ele precisa identificar o que a segunda forma representa na terminologia arquivística, considerando que ela acrescenta à primeira a atividade que originou o documento. Acerca do tema, o conceito a que corresponde a designação relatório de inventário de bens é denominado como:

No arquivo permanente da Secretaria de Saúde guardam-se documentos de três órgãos distintos: uma autarquia extinta, uma fundação de saúde incorporada e a própria Secretaria. Ao organizar o acervo, a equipe decide entre manter os documentos de cada órgão reunidos em conjuntos separados, conforme a origem institucional, ou reorganizá-los por assunto, juntando, por exemplo, todos os documentos sobre vacinação, qualquer que seja o órgão que os gerou. Dessa forma, o princípio que sustenta a manutenção dos conjuntos separados por origem é denominado como:

No arquivo da Secretaria de Saúde, onde se guardam processos e fichas de controle de estoque de anos anteriores, o setor instala equipamento de controle de temperatura e umidade, troca as embalagens por materiais quimicamente estáveis e reorganiza o acondicionamento das caixas. Nenhum documento apresenta rasgos, manchas ou perdas, e a iniciativa antecede o surgimento de qualquer avaria, com o objetivo de manter as condições físicas do acervo ao longo do tempo. Nesse contexto, assinale CORRETAMENTE o conceito arquivístico que corresponde a essa iniciativa:

No arquivo da Secretaria de Saúde, um conjunto de processos de inventário e de notas fiscais cumpriu o prazo na fase intermediária, deixou de servir à rotina administrativa e teve a guarda permanente definida na avaliação documental. Considerando que o almoxarife precisa indicar a operação que dará a esse conjunto o seu destino na fase seguinte, a operação arquivística CORRETAMENTE aplicável deve ser:

Na Secretaria de Saúde, o almoxarife organiza os documentos gerados na rotina do setor: notas fiscais, requisições e registros de inventário relativos à aquisição e à movimentação de medicamentos, papel e material de expediente, peças de reposição e, ainda, de mobiliário e equipamentos do próprio almoxarifado, todos itens de consumo e permanentes móveis. Ele precisa enquadrá-los no código de classificação das atividades-meio, na Classe 000, Administração Geral. Diante do exposto, a subclasse que contempla esses documentos é: