Leia o trecho a seguir.

Vemos que desde o início os papéis do Conselho das Índias estavam ligados ao poder. Mas não se tratava de um poder que se estendia exclusivamente da metrópole à periferia, e sim de uma dinâmica dialógica, que mantinha íntegro um império em constante expansão. Essas comunicações eram polifônicas, e delas participaram não apenas conquistadores, oficiais régios ou inquisidores, mas muitos outros atores. Essa lógica comunicativa, somada à inesperada novidade das Índias, exigia uma organização maior do que aquela que os ministros podiam oferecer. Isso impediu que o Conselho se convertesse em um centro de poder autoritário. Além disso, conferiu ao Conselho um caráter dialógico que estava longe de ser epistemologicamente absoluto. O arquivo do Conselho, e, portanto, o Arquivo de Índias, nasce como instrumento de poder, sim, mas cocriado, malformado, incompleto, histórico, polifônico.
Adaptado de MASTERS, Adrian. “Cómo usar un archivo colonial”, Memórias Digitais e os Acervos Coloniais, 2024, p. 352.

As opções a seguir descrevem corretamente a interpretação do autor sobre o arquivo colonial, à exceção de uma. Assinale-a.

Um servidor do setor administrativo do Ministério Público do Estado do Espírito Santo (MPES) foi designado para organizar os documentos acumulados em sua unidade.
Ao analisar o acervo, identificou três grupos: o primeiro contém processos administrativos encerrados há mais de dez anos, sem previsão de consulta futura, cujo prazo de guarda já se esgotou conforme a tabela de temporalidade; o segundo reúne documentos relativos à criação e à estrutura organizacional do MPES, considerados de valor histórico; e o terceiro contém processos em andamento, consultados diariamente pela equipe.
Sobre a destinação correta de cada grupo, assinale a afirmativa correta.

Ao organizar o arquivo de sua unidade, um servidor do setor administrativo identificou três conjuntos de documentos: o primeiro reúne processos em andamento e contratos vigentes, consultados diariamente pela equipe; o segundo contém documentos encerrados que ainda não tiveram sua destinação final definida; e o terceiro abriga registros históricos da instituição, preservados em caráter definitivo.

De acordo com a terminologia arquivística, o primeiro conjunto descrito corresponde ao arquivo

Na Administração Pública, o arquivo é definido como o conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos ou instituições, no exercício de suas atividades. Assinale a alternativa que indica qual é a principal finalidade da guarda desses documentos.

Em uma secretaria escolar, o arquivo é definido como um conjunto de documentos produzidos ou recebidos pela instituição. Assinale a alternativa que indica qual é a principal função de um arquivo eficiente.

Acerca dos ofícios, memorandos, emissão de relatórios e técnicas de arquivo na Administração Pública Municipal, analise as afirmativas.

I. O memorando é utilizado, em regra, para comunicação entre unidades administrativas de uma mesma instituição, enquanto o ofício é empregado na comunicação formal com destinatários internos ou externos, conforme a necessidade administrativa.

II. Relatórios administrativos podem subsidiar decisões gerenciais ao apresentar informações organizadas, análises e registros das atividades desenvolvidas.

III. A fase corrente dos documentos corresponde ao período em que eles permanecem em uso frequente pelas unidades administrativas em razão das atividades que lhes deram origem.

IV. O protocolo tem como finalidade principal avaliar o mérito administrativo dos documentos antes de autorizar sua circulação entre os setores.

Após análise, conclui-se que está correto o que se afirma em:

No âmbito da Administração Pública Municipal, a circulação de documentos oficiais, a gestão documental e os procedimentos de protocolo constituem atividades essenciais para assegurar a rastreabilidade das informações, a preservação da memória institucional e a eficiência administrativa. Ao analisar as práticas relacionadas ao protocolo, ao arquivamento e à tramitação documental, assinale a alternativa correta.

Durante a organização do arquivo corrente de um órgão público, verificou-se que vários documentos referentes a processos distintos haviam sido arquivados em pastas incompatíveis com sua classificação, dificultando a localização das informações sempre que algum setor solicitava consulta. Considerando os princípios da gestão documental, assinale a alternativa incorreta.

Sobre protocolo, arquivo e gestão documental, analise as afirmativas seguintes.

I. O protocolo é responsável, entre outras atividades, pelo recebimento, registro, distribuição e controle da tramitação dos documentos.

II. O arquivamento tem como finalidade apenas armazenar documentos antigos, independentemente de sua utilidade administrativa.

III. A classificação documental facilita a recuperação das informações, contribui para a gestão dos documentos e auxilia na preservação da memória institucional.

Está correto o que se afirma em:

Em determinado setor administrativo, diversos processos físicos passaram a ser digitalizados para tramitação eletrônica. Durante a conferência dos arquivos digitais, constatou-se que alguns documentos estavam ilegíveis e outros apresentavam páginas invertidas ou incompletas. Nessa situação, antes do descarte dos documentos físicos, a providência mais adequada é: