A gestão de documentos é fundamental para o funcionamento eficiente das instituições, pois permite organizar, controlar e dar destino adequado aos documentos produzidos e recebidos, garantindo segurança da informação, racionalização de espaço e acesso quando necessário.

Em relação à gestão de documentos, assinale a alternativa que corresponde corretamente aos seus procedimentos.

Para garantir a rastreabilidade dos documentos dentro de uma instituição pública, o setor de protocolo realiza a identificação e o registro do documento no momento de sua chegada, assegurando o controle de sua movimentação interna.

Qual é o nome da atividade em que o setor de protocolo encaminha o documento ao setor de destino competente?

No processo de digitalização de documentos arquivísticos permanentes, o controle de qualidade é etapa fundamental para assegurar a confiabilidade e preservação das informações.

Desta maneira assinale a alternativa correta.

No arquivamento de documentos, diferentes métodos de ordenação são utilizados para organizar fisicamente ou logicamente os documentos dentro de uma classe já definida.

Analise as sentenças a seguir e assinale V, para verdadeiro, e F, para falso:

(   ) O método alfabético organiza os documentos de acordo com a ordem de recebimento ou emissão.

(   ) O método cronológico organiza os documentos seguindo datas de emissão ou recebimento, garantindo sequência temporal.

(   ) O método numérico organiza os documentos de acordo com a classificação por assunto, tema ou função.

(   ) O método geográfico organiza os documentos com base na ordem alfabética do nome do setor responsável pelo documento.

Após análise, assinale a alternativa que apresenta a sequência correta dos itens acima, de cima para baixo:

Durante a organização do arquivo intermediário de um órgão público, o servidor João passou a armazenar processos administrativos antigos em estantes de madeira encostadas diretamente na parede e próximas ao chão do depósito.

Ao observar a situação, a servidora Maria o orientou a substituir as estantes por metálicas e a manter distância do piso e da parede.

Assinale a alternativa que corresponde corretamente por que a instrução de Maria está correta.

Para a segurança administrativa de uma empresa ou de um órgão público, a guarda adequada dos documentos é de grande importância, pois garante a organização das informações, a preservação dos registros e a possibilidade de acesso sempre que necessário.

Assinale a alternativa que NÃO corresponde a uma atividade do arquivamento de um documento.

A administração pública deve garantir a racionalização da massa documental acumulada, assegurando tanto a eliminação de documentos sem valor quanto a preservação daqueles que possuem relevância administrativa, fiscal, legal ou histórica.

O instrumento arquivístico que estabelece os prazos de guarda e define a destinação final dos documentos, é denominado:

Os métodos alfabético e numérico de arquivamento dispensam consulta rápida em volumes elevados.

A arquivologia abrange a gestão integral de documentos desde criação até eliminação definitiva.