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Os equipamentos de escritório, como computadores, fax, scanner e impressoras, facilitam o trabalho do profissional, desde que corretamente utilizados. No caso do envio de um fax, é recomendável:
I. Verificar se o aparelho está conectado a uma fonte de alimentação e a um conector de telefone antes de ligá-lo.
II. Obter o número de fax para o destino que será enviado.
III. Confirmar se os documentos que serão enviados estão na ordem correta.
IV. Preencher um 'cover sheet' ou folha de rosto para o fax, contendo dados como o nome e o número do fax do destinatário, o nome e o número de fax do chefe e/ou do escritório remetente, uma pequena mensagem ao destinatário e o número de páginas, incluindo a 'cover sheet' .
V. Contactar o remetente para confirmar o recebimento deste documento.
Pode-se afirmar que:
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Para lidar com as mais variadas situações do atual mercado globalizado, em seu sentido mais amplo, o profissional secretário precisa ter habilidades que o tornem capaz de desenvolver seu trabalho de forma eficaz, auxiliando o executivo, bem como a organização, a permanecer de forma efetiva, no referido mercado. A habilidade referente à capacidade de perceber e compreender o ambiente no qual o profissional trabalha, tendo condições de emitir opiniões sobre o mesmo, é conhecida como
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Frente à globalização dos mercados, os executivos precisam viajar com muita frequência para manter relações mais próximas com atuais ou possíveis parceiros empresariais. Diante disso, compete ao profissional secretário tomar todas as providências para que a viagem do executivo ocorra da melhor maneira possível.
Assim, analise as afirmações a seguir.
I- Ter informações precisas da viagem, como data, local, horário dos compromissos, locação de veículos, se for o caso, além do número de pessoas que viajarão, são alguns cuidados básicos para se organizar uma viagem;
II- Verificar com o executivo se existe a necessidade de levar documentos da organização para fazer demonstrações ou mesmo fechar um negócio;
III- Reserva de lugares no voo, compra da passagem de retorno e reserva de hotel são funções que cabem ao próprio executivo, visto que dependem de suas preferências pessoais.
Marque a opção CORRETA.
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Sobre o atual perfil do profissional secretário, analise as opções a seguir e marque aquela que está INCORRETA.
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Na sua rotina de trabalho, o profissional secretário precisa desenvolver algumas funções de liderança através da coordenação de funcionários ou colaboradores. Nessas relações, esse profissional exerce funções de mando e deve transmitir orientações ao subordinado para a execução de tarefas ou atividades. Para que não ocorram falhas nesse processo, são necessários alguns cuidados por parte do profissional secretário, EXCETO:
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Organizar e participar de eventos tem-se tornado cada vez mais comum e necessário às organizações, haja vista a necessidade de constante atualização dos profissionais que integram a empresa. Sobre a organização de eventos, as organizações podem contar com o profissional secretário, que possui o conhecimento e as habilidades técnicas necessárias para promover um evento de sucesso. Com base nesse conhecimento, marque a opção cujo evento está caracterizado de forma CORRETA.
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A higiene e a ordem são elementos que concorrem decisivamente para a sensação de bem-estar, segurança e conforto dos profissionais, devendo cada um fazer a sua parte. A limpeza de aparelhos telefônicos, FAX por exemplo, deve ser feita da seguinte forma:
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A reunião é um dos principais instrumentos empresariais utilizados para se tomar decisões importantes ou mesmo comunicá-las. Muitos são os fatores que interferem no sucesso de uma reunião. Sobre esse assunto, analise as opções a seguir e marque aquela que está INCORRETA.
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Em relação à transferência:
I. Quando a transferência ocorrer após conclusão do ano letivo, a escola de origem expedirá o histórico escolar, devidamente preenchido com as especificações cabíveis.
II. A transferência ex-ofício será efetivada em qualquer época do ano, quando se tratar de servidor público federal civil ou militar estudante, ou seu dependente estudante.
III. A transferência voluntária poderá ocorrer em qualquer época do ano letivo desde que solicitada pelo responsável ou pelo próprio aluno maior de idade.
Assinale a alternativa correta:
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No atendimento ao público, a voz pode levar muitas outras informações além daquilo do que é falado. Assim exposto, a respeito das técnicas com a voz, assinale a alternativa INCORRETA.
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