No atendimento e orientação ao público, há alguns “pecados” que o recepcionista não deve cometer. Quanto ao assunto, julgue os itens a seguir usando V para a(s) sentença(s) verdadeira(as) e/ou F para a(s) sentença(s) falsa(s).

( ) Apatia: ocorre quando o recepcionista não demonstra que se importa com o cliente ou usuário do serviço.

( ) Má vontade: é quando o recepcionista tenta livrar-se do cliente ou usuário, sem resolver o problema deste.

( ) Demasiado apego às normas: é o recepcionista que não consegue ser flexível, seguindo fielmente às normas impostas.

Qual é a sequência correta, de cima para baixo?

A reunião é um instrumento de trabalho que deve ser utilizado com eficácia e bom senso. Tendo em vista a relevância do profissional de secretariado para o desenvolvimento de reuniões eficazes, convém a ele pensar no antes, no durante e no depois desse momento. Sobre esse instrumento de trabalho, julgue as proposições que seguem.

I. Há empresas que realizam reuniões em salões dos modernos hotéis existentes no Brasil, dispensando-se o trabalho da secretária na arrumação da sala. Quando não for o caso de ser no hotel, essa arrumação dependerá da criatividade da secretária.

II. De acordo com os objetivos e o formato da reunião, a disposição das cadeiras pode ser realizada considerando-se os seguintes modelos de montagem de salas: tipo diplomática, tipo escola, tipo pente, tipo paralela, tipo u, tipo triangular, tipo imperial, tipo anfiteatro.

III. Considerando que as reuniões ordinárias são realizadas e previstas de acordo com o estatuto da empresa, não há a possibilidade de convocação de outras reuniões, em caso de necessidade de deliberações conjuntas com a diretoria e outros membros.

IV. Para que uma reunião ocorra, às vezes, é necessária a convocação por edital. Em certos casos processuais, o edital é uma exigência essencial. Como exemplo dessa necessidade de convocação, podemos citar a venda de bens de menores, arrematações de bens penhorados etc.

V. Se da reunião participarem muitas pessoas, é conveniente o uso de crachás, sobretudo quando se trata de pessoas desconhecidas. Em pequenas reuniões de pessoas desconhecidas, podem-se providenciar crachás de mesa.

Estão CORRETAS apenas as proposições:

Hoje, exige-se mais do profissional de secretariado. Entre as responsabilidades adicionais que são esperadas de um(a) secretário(a), está CORRETA a seguinte atividade:

O mestre de cerimônia de uma solenidade, na presença do Reitor do IFRN, da Governadora de Estado do RN, do Presidente do Tribunal de Justiça do RN e do Presidente da Assembleia Legislativa do RN, convidará essas autoridades para compor a mesa de abertura do evento na seguinte ordem de precedência correta:

A correspondência é um ato que se caracteriza pela troca de informação e, por sua vez, pela emissão e recepção de mensagens. Desse modo, avalie as assertivas a seguir.

I. O secretário não necessita fazer controle das correspondências expedidas e das faturas encaminhadas ao Departamento de contas a pagar ou Tesouraria, pois o aviso de recebimento (AR) já é suficiente para controle.

II. A maior importância da correspondência comercial reside no fato de que não podemos considerá-la simples atividade que tem seus objetivos em si mesma. Ela serve como instrumento para fechamento de negócios.

III. As contas e faturas recebidas devem ser enviadas ao Departamento de contas a pagar ou Tesouraria, após o visto do chefe.

IV. As introduções comuns nas correspondências devem ser criativas e sempre estimular o receptor a continuar a leitura do texto.

V. O secretário nunca deve descartar o material publicitário recebido que não interessa ao chefe ou a qualquer outro profissional na empresa.

Estão CORRETAS apenas:

O profissional de secretariado desempenha o seu papel com vistas a gerar resultados à empresa e ao executivo, de modo a necessitar de ferramentas eficientes para o acompanhamento de atividades, como é o caso da agenda. É por meio dela que são organizadas, planejadas e controladas as atividades. Nesse sentido, analise as assertivas a seguir.

I. Podem ser anotadas em uma agenda reuniões de diretoria, associações, clubes, acionistas e clientes.

II. É permitido anotar na agenda mensalidades (contas a pagar), contribuições assistenciais e vencimento de assinaturas de periódicos.

III. Ao agendar compromissos, o profissional de secretariado deve anotar os números dos telefones fixos e móveis das pessoas com as quais houve agendamentos.

IV. Ao agendar compromissos para o executivo, não é aconselhável o profissional de secretariado buscar informações com o solicitante da reunião acerca da temática a ser abordada.

V. É permitido colocar na agenda datas de aniversário de familiares do executivo.

Estão CORRETAS apenas:

A Diretoria de Gestão de Pessoas do IFRN (DIGPE), localizada na Reitoria da Instituição, constantemente vem aprimorando suas diretrizes operacionais de funcionamento e precisa encaminhá-las às Coordenações de Gestão de Pessoas localizadas nos campi.

Considerando o caso hipotético, o diretor de Gestão de Pessoas deve utilizar como documento oficial, para transmitir as orientações.

Considere um profissional de Secretariado Executivo que em suas atribuições presta assessoria ao criar, empregar, ressignificar e conceituar o seu conhecimento e a difusão do que ele realiza no ambiente do trabalho (NONATO JÚNIOR, 2009). É correto afirmar que esse profissional está desenvolvendo aspectos do eixo de:

Para o atendimento telefônico de qualidade, é necessário o conhecimento de alguns princípios básicos, como cortesia, tranquilidade, atenção e modulação da voz.