Uma das temáticas muito discutidas atualmente é como ser assertivo tanto na vida como no trabalho. O protagonismo secretarial exige do profissional essa assertividade, que nada mais é do que:

I - fortalecer o senso do eu, do valor pessoal e da autoconfiança quando se fala como as pessoas nos afetam tanto positiva quanto negativamente;

II - saber tomar decisões, criar oportunidades, autogerenciar-se e buscar qualidade de vida;

III - uma postura não comportamental diante das pessoas e das situações cotidianas;

IV - é uma capacidade de se afirmar de maneira clara, objetiva e transparente, sem delongas;

V - Utilizar seu poder de influência amedrontando seus colegas de trabalho.

Estão CORRETAS as afirmativas:

Não é mais novidade que o mercado de trabalho globalizado exige mais do que nunca qualificação profissional. Inúmeras são as mudanças no mundo corporativo. Inúmeros são os desafios na construção da carreira do profissional de secretariado executivo, então torna-se indispensável para ele:

SÃO PAULO - O ser humano é racional e emocional, invariavelmente e ao mesmo tempo, diz o coach executivo e de equipes Carlos Cruz. O indivíduo emocionalmente inteligente consegue mobilizar o que sente de forma estratégica, com o objetivo de alcançar suas metas. Ele reconhece, aceita e gerencia suas emoções. "Conheço muitas pessoas que deixaram de alcançar melhores cargos por terem perdido o equilíbrio em determinado momento. Quem nunca teve vontade de mandar tudo para o ar? Acredito que a maioria de nós. O importante é saber que isso pode dar uma sensação de alívio na hora, mas será que não trará problemas depois?", questiona. Não elimine a emoção. Isso não significa que você precisa eliminar ou ignorar o que sente e focar somente na razão. "Imagine um goleiro que vai defender um pênalti sem um dos braços. Impossível, não é? O mesmo aconteceria com uma pessoa que eliminasse a razão ou a emoção no seu diaadia. Precisamos buscar a harmonia e, quanto mais a razão trabalhar com a emoção, mais força e potencial a pessoa terá", afirma o coach.

Considerando o excerto acima e o relato da secretária executiva, quais são os cinco passos necessários para desenvolver a inteligência emocional?

Relato de uma Secretária Executiva: A atuação profissional, na prática, é bem diferente do que se imagina, quando se está na faculdade. A gama de conhecimentos adquiridos em sala de aula precisa de uma dose extra de coragem para encarar os desafios. Um dia, já com cinco anos de experiência como Secretária Executiva de uma Instituição Pública, deparei-me com a seguinte situação: após lavrada a ata de reunião da Congregação do Instituto e colhidas as assinaturas dos presentes, os processos apreciados seguiram a tramitação devida. Uma semana depois, a Coordenadora Acadêmica dirigiu-se a mim e disse que ela precisava que eu fizesse uma errata da ata, pois um dos processos estava com parecer errado. Então, expliquei muito educadamente que era melhor fazer a retificação do parecer e voltar o processo para ser aprovado em outra reunião. Falei que a errata deve ser redigida quando quem a redigiu cometeu um erro e, então, admite oficialmente. O que não foi o caso. Resposta da Coordenadora: “Quando o chefe erra, a culpa é do subordinado”. Concluí mais uma vez que muito mais que coragem deve ter o secretário executivo. De acordo com o relato, marque a opção correta, considerando os deveres fundamentais da profissão de Secretariado Executivo:

Fazem parte das técnicas secretariais o conhecimentos da linguagem, termos técnicos e códigos utilizados por companhias aéreas e hotéis que aparecem em toda a documentação comumente exigida em viagem.

Considerando esse contexto, analise as afirmativas a seguir.

1. : procedimento de embarque realizado no balcão da companhia aérea e indica, também, o procedimento de entrada no hotel.

2. : o não comparecimento do passageiro ao embarque ou a não entrada de um hóspede no hotel.

3. : quando a empresa aérea vende mais assentos que o número total disponível na aeronave ou quando o hotel reserva um número de quartos além de sua capacidade.

4. : determina o sistema no qual as despesas estão incluídas no valor da diária ou pacote pago pelo hóspede ou viajante.

5. : entrada no hotel antes do horário normal ou programado.

Assinale a alternativa que completa correta e respectivamente as lacunas das afirmativas anteriores.

Como agente de resultado, a secretária acompanha os serviços delegados a ela, aqueles voltados à sua equipe e, principalmente, os serviços direcionados ao gestor e aos membros de sua equipe. Porém, os seus conhecimentos sobre as técnicas secretariais têm que ser amplos para que o seu trabalho seja profícuo.

Associe a COLUNA I com a COLUNA II, relacionando as técnicas secretariais a seus respectivos conceitos.

COLUNA I

1. Follow-up

2. Agenda

3. Pauta de reunião

4. Ata

5. Convite

6. Convocação

COLUNA II

( ) É uma ferramenta eficiente e de fundamental importância para otimizar o tempo.

( ) Antes do início da reunião, costuma-se apresentar aos participantes todos os tópicos a serem abordados.

( ) Resumo escrito em que se relata o que se passou e o que foi decidido em uma sessão, reunião, convenção ou assembleia.

( ) Técnica de acompanhamento que complementa a agenda.

( ) É enviado a profissionais de nível hierárquico igual ou superior ao do executivo (gestor).

( ) É destinado ao profissional que responde hierarquicamente ao executivo (gestor) e a participação desse profissional é um cumprimento de ordem.

Assinale a sequência CORRETA.

O profissional de Secretariado Executivo, presente nas unidades de Relações Internacionais das instituições de ensino superior, deve ser capacitado com conhecimentos em informática, tecnologia, nas línguas estrangeiras, nas relações interpessoais, em ética e atividades secretariais, além de outras características para conduzir os processos existentes. Dentre essas características, constam:

I concessão de bolsas de ensino e de extensão aos alunos de intercâmbio.

II contatos com Instituições estrangeiras e consulados.

III organização de eventos internacionais.

IV tradução de documentos em idioma estrangeiro.

V emissão de passaporte de docentes em intercâmbio, quando autorizado pela Polícia Federal.

Analisando as afirmações acima, estão corretas as afirmativas:

O artigo “Gestão Secretarial: semelhanças entre competências gerenciais e secretariais”, do Secretariado Executivo em Revist@, descreve o perfil do Secretário, suas competências e atribuições em recente pesquisa na literatura disponível da área secretarial. Em termos de aspectos comportamentais e competências, o ato de gerir exige o atendimento aos requisitos clássicos do gerenciamento, bem como a visão holística dos processos e das pessoas, os aspectos comportamentais, valores e experiências, além da flexibilidade para as mudanças e inovações.

No que diz respeito à síntese dos aspectos comportamentais e das competências do Secretário Executivo, analise as afirmações abaixo e assinale AC, para Aspectos Comportamentais, ou C, para Competências.

( ) Agente facilitador.

( ) Domínio de habilidades de escritório.

( ) Planejamento, organização, liderança e controle de viagens, eventos, reuniões, agenda e arquivos.

( ) Polivalência.

( ) Empreendedorismo, domínio de tecnologias.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

As empresas podem utilizar a tecnologia da internet para melhorar a satisfação dos clientes ao responder rapidamente às solicitações e dando maior acesso à informação de produção e serviços. Considerando que é primordial um sistema de atendimento às reclamações dos clientes para permitir um permanente desenvolvimento interno e uma gestão empresarial com foco no cliente, qual das ferramentas abaixo é considerada como a principal?

“Apresentação de um tema de grande interesse, técnico ou científico, a um público selecionado, com a participação de especialistas no assunto”. Qual o tipo de reunião descrita acima?