É função primordial dos arquivos públicos desenvolver e difundir atividades educativas e culturais que valorizem os documentos arquivísticos de caráter permanente.

A publicação e a divulgação de instrumentos de pesquisa como guias, inventários e catálogos têm por finalidade estimular o interesse de crianças e adolescentes pelos arquivos.

Visitas escolares, auxílio a gincanas do conhecimento e promoção do acervo voltada para o público infanto-juvenil são exemplos de atividades educativas desenvolvidas por instituições arquivísticas, geralmente, em parceria com as escolas.

O programa Memória do Mundo, da UNESCO, do qual o Brasil participa, tem por objetivo a divulgação do patrimônio arquivístico documental mundial, por meio de incentivo às atividades educativas e culturais promovidas pela sociedade local.

O inventário é preparado a partir de um instrumento de pesquisa que descreve unitariamente as peças documentais de uma ou mais séries.

O instrumento de pesquisa mais geral e voltado para o grande público é o guia de arquivo.

O repertório permite a descrição de documentos pertencentes a um ou mais fundos, de acordo com um critério temático.

O arranjo estrutural é resultado da análise funcional da instituição, permitindo assim criar os grandes temas para o agrupamento dos documentos.

O princípio norteador do fundo de arquivo é o orgânico, enquanto as subdivisões internas são formadas pelos assuntos dos documentos.

O arranjo é dividido em unidades de classificação formadas a partir da aplicação de princípios de classificação em cada um dos níveis.