A preservação e a conservação de documentos têm a função de preservar as informações e assegurar a integridade física e o acesso às informações.

Quanto aos tipos de preservação, numere a 2ª coluna de acordo com a 1ª.

1. Ambientais ( ) A poluição atmosférica danifica os arquivos documentais.

2. Físicos ( ) Ação de fungos, insetos e roedores.

3. Químicos ( ) Raios solares, prédios mal planejados e falta de manutenção.

4. Biológicos ( ) Temperatura, umidade e iluminação.

Assinale a alternativa que indica a sequência CORRETA.

“Perder tempo procurando documentos prejudica a produtividade do seu órgão ou empresa e pode passar uma má impressão de amadorismo e falta de organização do cidadão ou cliente. A situação se agrava quando os arquivos tiverem sido perdidos ou extraviados. É nessas horas que você sente falta de um sistema de protocolo de documentos para organizar a papelada”.

Quanto à recepção de documentos, analise os itens abaixo:

I. Melhora na organização

II. Economia de tempo

III. Garantia jurídica

IV. Atender a legislação previdenciária, apenas

Estão CORRETOS apenas

“Arquivo é um conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte.”

Um arquivo digital se caracteriza por

“O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é uma tecnologia que facilita o controle, armazenamento, compartilhamento e recuperação das informações existentes de determinada Instituição.”

Qual a importância do GED para a gestão de documentos?

Uma das técnicas de arquivamento de documentos eficientes é o método eletrônico. Ele consiste em arquivar os documentos de forma eletrônica, realizando sua digitalização. Assinale a alternativa que indica o que mais caracteriza o uso desse método.

“Por conta do grande volume de papel gerado diariamente, muitas pessoas acabam descartando notas fiscais, comprovantes de pagamentos e recibos para evitar o acúmulo de documentos.”

Numere a 2ª coluna de acordo com a 1ª no tocante ao tempo de guarda de documentos.

1. Imposto de Renda ( ) 1 ano

2. Água, luz, telefone ( ) 1 ano

3. Faturas de cartão ( ) 5 anos

4. Seguro ( ) 5 anos

Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA.

“Uma tabela de temporalidade é uma ferramenta auxiliar da gestão de documentos. Ela evita perdas e extravios, assim como indica o período de armazenamento de cada arquivo, de acordo com o que a legislação determina.”

Dentro dessa concepção de temporalidade, por quanto tempo uma carteira de trabalho deve ser armazenada?

A tipologia documental é formada por 5 (cinco) elementos de identificação. O primeiro trata da sua autenticidade relativamente à espécie, ao conteúdo e à finalidade; O segundo trata da datação (datas tópica e cronológica); O terceiro diz respeito a sua origem/proveniência; O quarto fala sobre a transmissão/tradição documental. O quinto refere-se à(ao)

O objetivo da “gestão documental, de forma sistemática, oferece instrumentos de análise de documentos, que abrangem as etapas de produção, tramitação, uso e eliminação ou guarda permanente. Além disso, estabelece ferramentas de consulta e partilha de informações internamente ou entre organizações.”

O ciclo de vida dos documentos está dividido nas seguintes fases: ativa, semiativa e inativa, o que corresponde a(à)

“A grande parte dos arquivos presentes em pastas ou gavetas é organizada de diferentes formas, conforme o tipo de documento ou a estrutura organizacional do escritório.”

Numere a 2ª coluna de acordo com a 1ª em relação ao método de armazenamento.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA.