Os documentos de arquivo passam por três fases distintas de arquivamento para cumprirem seu ciclo de vida. São elas:

A organização de arquivos físicos exige um compromisso diário por parte da empresa. Observe os itens abaixo que se referem a passos importantes para manter a organização dos arquivos.

I. Cuidados com o ambiente de armazenamento

II. Criação de um índice

III. Escolher um método de armazenamento

IV. Atenção ao prazo de validade

V. Não precisa guardar no mesmo local depois que retirou

VI. A limpeza não é necessária

Estão CORRETOS apenas

Na medida em que as organizações crescem, o volume de documentação também cresce proporcionalmente. Estes, por sua vez, precisam ser organizados e armazenados da melhor forma possível, para garantir que todos os dados estratégicos e importantes do seu negócio estejam de fácil acesso. Sobre a importância da organização dos arquivos, é CORRETO afirmar que

“Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos – GED é uma tecnologia que provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos”.

Em relação a algumas ferramentas possíveis para o uso de GED, coloque “V” nas opções Verdadeiras e “F” nas Falsas.

( ) Document Management.

( ) Document Imaging.

( ) Workflow Management.

( ) COLD.

( ) CRM.

( ) EDS.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA.

No processo dos métodos de arquivamento, o método geográfico se caracteriza por ser um sistema direto, em que a busca é feita diretamente no documento. É o preferido quando o principal elemento do documento é a procedência ou o local. Já no método numérico, uma das subdivisões é o

Tipologia documental “é o estudo que tem por objeto os tipos documentais, entendendo como configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou, a natureza do conteúdo ou técnica de registro”. Observe os conceitos abaixo e preencha as lacunas:

“ é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas”.

“ é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado”.

“ é a configuração que assume uma espécie documental de acordo com a atividade que a gerou”.

Assinale a alternativa que completa CORRETAMENTE as lacunas dos conceitos acima.

Em relação à temporalidade do arquivamento dos documentos, pode ser de natureza: corrente, geral ou central, intermediário e permanente.

Identifique, abaixo, os anos que correspondem aos diferentes tipos de arquivos citados, em ordem sequencial:

“A definição das idades ou etapas do ciclo de vida está intimamente ligada à identificação dos valores primário e secundário dos documentos”.

A partir das diferentes idades do ciclo de vida dos documentos, numere a 2ª coluna de acordo com a 1ª.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA.

“Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”.

Os arquivos podem ser classificados, segundo seu tipo, como

“A descrição documental pode ser considerada um procedimento arquivístico que permite a localização dos documentos existentes nos arquivos, através de instrumentos de pesquisa, como guias, inventários, índices, etc.”.

Manter arquivos físicos exige um cuidado especial para a gestão dessa atividade. Sobre isso, analise os itens abaixo:

I. Cuidados com o ambiente de armazenamento

II. Triagem inicial

III. Gêneros na organização de arquivos físicos

IV. Criação de um índice

V. Escolher um método de armazenamento exclusivamente numérico

VI. Atenção ao prazo de validade

VII. Não utilizar microfilmagem

Estão CORRETOS apenas