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O protocolo é a área responsável por gerenciar o fluxo de documentos em uma organização, incluindo a sua recepção, o seu registro, a sua distribuição e a sua expedição.

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Memorandos e circulares são exemplos de documentos funcionais, que são utilizados na comunicação externa à organização, para contato com os seus clientes.

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A redação oficial de documentos, como ofícios e memorandos, exige o uso de linguagem clara, concisa, impessoal e em conformidade com a norma culta.

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A comunicação externa é o processo de troca de informações entre os gestores, de modo que a transmissão para os níveis operacionais é feita em cascata e não caracteriza o processo central de troca.

Documentos judiciais e extrajudiciais com efeito legal, como intimações, citações e notificações de órgãos de controle, impõem ao protocolo administrativo um tratamento diferenciado e célere. O registro de sua entrada deve ser minucioso, incluindo data e hora exatas, e sua distribuição deve ser imediata, seguindo rotas críticas predefinidas para evitar preclusões ou multas.

Nessa perspectiva, analise a seguinte situação administrativa: O setor de protocolo da SEDUCE recebe uma notificação judicial intimando a Secretaria a apresentar uma defesa. Esse tipo de documento possui caráter de urgência absoluta e formalidades específicas de recebimento e controle, sob pena de responsabilidade funcional.

Diante das informações supracitadas, perguntase: No recebimento de uma intimação judicial, a operação de protocolo que deve ser realizada com prioridade máxima e registro preciso de data e hora, para comprovar o exato momento do cumprimento do ato e evitar preclusão, é a: