Em um órgão público, o setor de protocolo é responsável pelo recebimento, registro, classificação, tramitação e arquivamento das correspondências oficiais, físicas e digitais. Determinada correspondência recebida contém informações necessárias à tomada de decisão administrativa e, após o cumprimento de sua finalidade imediata, passa a ser consultada com menor frequência, até alcançar valor exclusivamente histórico. Considerando as etapas do ciclo de vida dos documentos e as atribuições do protocolo e do arquivamento no âmbito da Administração Pública, assinale a alternativa que representa corretamente o tratamento a ser dado a essa correspondência ao longo do tempo.

Um auxiliar administrativo, no exercício de suas funções, executa atividades que envolvem a elaboração de documentos em processador de texto, atualização de planilhas eletrônicas, pesquisa de informações na internet e envio de correspondências eletrônicas institucionais. Em determinado dia, ocorrem simultaneamente as seguintes situações:

Situação 1: o servidor elabora um ofício em editor de texto, utilizando modelo institucional e recursos de formatação automática.
Situação 2: ao atualizar uma planilha de controle, o servidor opta por inserir valores manualmente, substituindo fórmulas previamente existentes.
Situação 3: para complementar informações do documento, o servidor consulta dados disponíveis em sítio eletrônico oficial de outro órgão público.
Situação 4: o servidor encaminha o material final por e-mail institucional, com assunto genérico e sem identificação clara dos anexos.

Com base nos conhecimentos básicos de informática e nas boas práticas administrativas, avalie as conclusões a seguir.

I.A conduta adotada na Situação 1 está correta, pois o uso de modelos e formatação automática contribui para a padronização e eficiência documental.
II.A conduta adotada na Situação 2 compromete a confiabilidade da planilha, ao eliminar mecanismos automáticos de cálculo e atualização.
III.A conduta adotada na Situação 3 é adequada, pois prioriza fontes oficiais e confiáveis para subsidiar documentos administrativos.
IV.A conduta adotada na Situação 4 é plenamente adequada, uma vez que o uso do e-mail institucional dispensa detalhamento do assunto e dos anexos.

Assinale a alternativa correta.

A organização e o arquivamento de documentos técnicos são etapas essenciais na gestão de obras públicas e no tratamento de processos administrativos.

De acordo com boas práticas de gestão documental, é correto afirmar que:

Na rotina administrativa de órgãos públicos, o protocolo desempenha função essencial no controle e tramitação de documentos.

Assinale a alternativa que apresenta corretamente a principal finalidade do sistema de protocolo.

Analise as afirmativas abaixo no tocante à entrada e saída de documentos na administração pública.

1. É importante registrar a entrada e saída de documentos oficiais para efeitos de controle.
2. Os documentos oficiais enviados devem ser todos destruídos para evitar acúmulo de papel.
3. Todos os documentos oficiais recebidos devem ser arquivados imediatamente após o recebimento.
4. O registro racional dos documentos oficiais enviados e recebidos é requisito fundamental para futura localização e consulta.

Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.

Um colaborador precisa enviar a outro setor um documento físico já assinado, em formato digital, por e-mail, podendo também compartilhar uma cópia em um grupo fechado de rede social para acompanhamento do processo.

Considerando as boas práticas, qual procedimento deve ser adotado?

Ao receber um requerimento de aposentadoria, o servidor registra o documento, atribui um número único e o envia ao setor responsável pela análise.
Os procedimentos descritos fazem parte da etapa de

Em um arquivo público previdenciário, é necessário separar documentos ativos, frequentemente consultados, daqueles que já não são usados de forma rotineira, mas precisam ser preservados por prazo legal. Os documentos pouco utilizados, mas ainda necessários, devem ser armazenados em arquivo

O serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. É a área responsável pelo recebimento e distribuição de correspondências, documentos e processos e pelo controle do seu fluxo na instituição.
A definição acima refere-se a qual setor dentro da administração pública?

Durante o mês de dezembro, os servidores públicos estavam ansiosos para saber se iriam receber o abono concedido pela Prefeitura de Natal. Como o tema passou a ser amplamente comentado internamente, tornou-se necessário o envio de um comunicado oficial dirigido a todos os servidores da Prefeitura, com a mesma informação, a fim de esclarecer a situação.
Qual documento deve ser utilizado para transmitir esse comunicado?