No gerenciamento documental e nas práticas administrativas, um instrumento de organização é o protocolo, que tem como objetivo principal

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São elementos extrínsecos de um documento arquivístico: o idioma, a cor, a letra, o selo, a quantidade, a forma, o formato, a logomarca, o suporte e os anexos.

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O termo "arquivo" pode ser utilizado para designar as instalações onde ocorre a guarda e armazenamento de documentos.

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Os arquivos tornam-se referência privilegiada para tomadas de decisão baseada em precedentes. Em outras palavras, são a base para a administração e para toda a jurisdição que não tenha um respaldo baseado em um corpo jurídico.

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O documento de arquivo ou documento arquivístico é aquele que, produzido ou recebido por uma instituição pública ou privada, no exercício de suas atividades, não constitui elemento de prova ou de informação.

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O processo de gestão de documentos arquivísticos requer, entre outros procedimentos, a atividade de classificação.

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Para os fins da Lei nº 13.709/2018, considera-se “banco de dados” o conjunto estruturado de dados pessoais, estabelecido em um ou em vários locais, em suporte eletrônico ou físico.

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Para os fins da Lei nº 13.709/2018, considera-se “dado anonimizado” o dado relativo ao titular que não possa ser identificado, considerando a utilização de meios técnicos razoáveis e disponíveis na ocasião de seu tratamento.

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Os arquivos públicos são conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por instituições governamentais, não governamentais, famílias ou indivíduos em decorrência de suas funções específicas administrativas, jurídicas ou legislativas.

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A intenção de um arquivo é ser o espelho da sociedade que o constituiu, o conserva e o explora para fins exclusivamente econômicos.