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Os arquivos públicos são conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por instituições governamentais, não governamentais, famílias ou indivíduos em decorrência de suas funções específicas administrativas, jurídicas ou legislativas.

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A intenção de um arquivo é ser o espelho da sociedade que o constituiu, o conserva e o explora para fins exclusivamente econômicos.

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A classificação arquivística é realizada a partir da análise e da identificação do conteúdo dos documentos, sem considerar a categoria de assuntos sob a qual serão classificados, arquivados ou acessados.

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O termo "arquivo" pode ser utilizado para designar um conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte.

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Considera-se “operador”, à luz da Lei nº 13.709/2018, a pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, que realiza o tratamento de dados pessoais em nome do controlador.

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Os arquivos especiais são aqueles que guardam e organizam documentos exclusivamente manuscritos e com valor histórico.

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São elementos intrínsecos de um documento arquivístico: o gênero, a espécie/tipo, a procedência (instituição produtora), a data, o local, o autor, o destinatário, o texto/conteúdo/assunto, a ação ou ato, o remetente, o cargo do remetente, as anotações e a assinatura.

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Os arquivos privados são aqueles que guardam documentos gerados por atividades muito especializadas, como os arquivos médicos, de imprensa, de governos, de engenharia e que muitas vezes precisam ser organizados com técnicas e com materiais específicos.

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A função de um arquivo é modicar e adequar a lembrança das ações do presente, para que sirva de base às ações do futuro.

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Para os fins da Lei nº 13.709/2018, considera-se “controlador” a pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, a quem competem as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais.