Pensando na efetividade da implementação de políticas a serem definidas pelo arquivo em relação à gestão de documentos em uma instituição, o arquivista responsável deve sugerir à gestão superior que, na hierarquia da instituição, o órgão de arquivo esteja ligado diretamente ao(à):

Ao utilizar a norma ISAD(G), as informações sobre o percurso dos documentos até o ingresso no arquivo devem ser colocadas no seguinte campo:

No caso de um arquivo corrente em que o sistema de organização é numérico, a busca dos documentos será feita de forma:

O selo histórico não foi disciplinado pela Resolução CNJ nº 324/2020; portanto, deve ser disciplinado por cada órgão do Poder Judiciário. Os órgãos devem definir critérios para atribuição, os responsáveis pela solicitação e a decisão final, entre outros requisitos.

A confirmação institucional deve ocorrer por meio de decisão:

Para definir os formatos de arquivo dos representantes digitais, o mais recomendado é que sejam:

O comitê do Proname (Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário) sugere a adoção, por todos os órgãos integrantes do poder judiciário, do seguinte programa de informática para descrição arquivística de documentos de valor histórico:

Para garantir a preservação e autenticidade de documentos arquivísticos digitais de valor permanente, é preciso:

A qualidade do procedimento de digitalização depende da resolução adequada. O Decreto nº 10.278/2020 determina que a resolução mínima para todos os documentos, exceto mapas e plantas, seja de:

O modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos (SIGAD) e-ARQ Brasil não contempla metadados específicos de gestão e descrição para documentos imagéticos.

Se o acervo contém documentos nesse formato, deve-se seguir a orientação de:

Um setor recebe um conjunto de documentos originais do gênero cartográfico de grandes dimensões.

Para melhor atender às orientações da preservação, eles devem ser mantidos: