Tanto a classificação quanto a ordenação estão a serviço da organização dos documentos. Do ponto de vista arquivístico, convém que ambas estejam articuladas, para que a organização possa resultar eficiente. Dispor os documentos dentro das caixas (se necessário, também, dentro de pastas) de acordo com um dos métodos de arquivamento. Os documentos devem ser acondicionados em caixas-arquivo tamanho padrão, cujas dimensões recomendadas são:

Considere os seguintes nomes:

João Barbosa Santos.

Marta Silva Santos.

Vitória Lima Santos.

Luciano Castro Santos.

A correta sequência, segundo o método de arquivamento alfabético, para organizar a lista acima é:

Considerando as noções de arquivologia, julgue o item a seguir.

A criação de documentos em meio digital deve privilegiar o uso de formatos de arquivos padronizados, com o objetivo de garantir acesso durante um longo prazo.

Considerando as noções de arquivologia, julgue o item a seguir.

O recolhimento se refere à passagem de um documento de um arquivo corrente para o intermediário.

Considerando as noções de arquivologia, julgue o item a seguir.

O acondicionamento é o procedimento que diz respeito à embalagem e à proteção dos documentos de um arquivo.

Considerando as noções de arquivologia, julgue o item a seguir.

O princípio da proveniência não impede que o arquivo produzido por uma entidade coletiva, por uma pessoa ou por uma família possa ser misturado aos de outras entidades.

Considerando as noções de arquivologia, julgue o item a seguir.

O processo de reparação de documentos com folhas de tecido e pasta de amido tem a vantagem de aumentar a legibilidade e a flexibilidade do documento.

É imprescindível que haja mecanismos que permitam controlar a tramitação dos documentos, de forma que seja possível acompanhar seus andamentos evitando possíveis perdas de documentos durante sua resolução. Esta atividade de controle é que chamamos de protocolo. Assim, considerando as características da atividade de protocolo, analise as afirmativas abaixo e assinale a alternativa correta.

I. A atividade de protocolo está inserida na idade corrente do ciclo de vida dos documentos, e deve estar integrada à atividade de arquivo nesta fase de arquivamento, que é realizada nos próprios setores da instituição.

II. Em regra, os documentos devem ser lidos pelo protocolo quando de sua entrada, a fim de identificar seus assuntos. Entretanto, para documentos particulares e sigilosos é feito simplesmente o controle de recebimento e entrega aos usuários (não utilizamos o termo registro para estas duas etapas).

III. Em empresas maiores, como órgãos públicos, este controle é efetivado utilizando-se um livro onde são anotados os documentos que entram na instituição e, quando da entrega destes aos destinatários e a cada movimentação, são feitas novas anotações neste livro.

IV. A implantação de sistemas informatizados para criação e tramitação de documentos, hoje muito comuns no serviço público e empresas privadas, não extingue as atividades de protocolo.

Os documentos de arquivo passam por três fases distintas de arquivamento para cumprirem seu ciclo de vida: fase corrente; fase intermediária; e fase permanente. Considerando as características da fase intermediária, analise as afirmativas abaixo e assinale a alternativa correta.

I. Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor.

II. É composto pelos documentos originários do arquivo corrente, com pouca frequência de uso.

III. Os documentos devem ser avaliados, determinando-se os prazos de permanência dos documentos no arquivo corrente.

IV. Aguardam o cumprimento de prazos de prescrição ou precaução no Arquivo destinado a guarda temporária.