De acordo com método de arquivamento denominado alfabético, deve-se dividir o nome em Unidades de Arquivamento, pois cada palavra ou abreviatura que faz parte do nome de pessoas é uma unidade de arquivamento e é a base para a ordenação alfabética. Assinale a alternativa que se refere à 1ª unidade de arquivamento:

Antes da implementação de um programa de gestão de documentos, é interessante realizar um estudo da situação do arquivo da instituição, a fim de identificar seus problemas e a melhor forma de solucioná-los. Esse estudo é corretamente chamado de:

De forma simplificada, a bibliografia arquivística afirma que um programa de gestão de documentos é subdividido em três fases ou etapas: produção, utilização e destinação. Nesse sentido, está incorreto o que se afirma em:

A Lei nº. 8.159/91 afirma que o poder público, ou seja, o governo, tem a obrigação de implementar uma gestão de documentos a seus arquivos. Um programa de gestão de documentos, quando implementado em uma instituição, deve prever operações nas idades ____________ do ciclo vital dos documentos. A lacuna é corretamente preenchida por:

I. Corrente
II. Intermediária
III. Permanente

Quando acondicionados e armazenados, os documentos podem ser guardados em dois tipos de arquivamento, de acordo com a forma como estão posicionados: vertical ou horizontal. Nesse sentido, analise as afirmativas abaixo e assinale a alternativa correta.

I. No arquivamento vertical os documentos são colocados lado a lado, um atrás do outro. Tem como vantagem facilitar a busca ao documento, pois é possível retirar aquele desejado sem retirar os outros do arquivo; no entanto, acaba por prejudicar a conservação dos documentos, pois o papel tende a amassar quando guardado dessa forma.
II. O arquivamento vertical é recomendado para os arquivos permanentes, em que a preservação do documento é extremamente importante, devido ao valor histórico da documentação. Também é recomendado para documentos de grandes dimensões, como mapas e plantas.
II. No arquivamento horizontal, os documentos são colocados uns sobre os outros, formando pilhas de documentos. Apesar de conservar melhor os documentos, o arquivamento horizontal acaba por dificultar a busca a eles, uma vez que, para pegar qualquer documento, há a necessidade de remover os outros que estão por cima dele.

Métodos de arquivamento são as maneiras que podemos utilizar para colocar os documentos em ordem dentro do arquivo. Assim, considerando as regras de alfabetação do método alfabético, qual dos nomes descritos nas alternativas seria colocado na frente dos demais?

Nos órgãos públicos, que é o nosso foco, o volume de documentos é muito grande, o que exige formas de controle mais eficientes e bem estruturadas. Em geral, empresas maiores criam um setor só para cuidar desta atividade. Naturalmente, este setor recebe o nome de PROTOCOLO. Sobre as etapas de controle realizadas pelo protocolo, assinale a alternativa incorreta.

Qual é a principal vantagem dos métodos de acesso direto em comparação com o método de acesso sequencial?

Qual dos métodos a seguir é mais adequado para organizar arquivos que precisam ser recuperados rapidamente pelo nome de uma pessoa?

Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), o termo “data de acesso” significa o elemento de identificação cronológica:

I. Pelo qual se indica a data em que o documento foi produzido.

II. Do fim da restrição de acesso a um documento.

III. Do acesso efetuado a um documento em meio eletrônico.

Quais estão corretos?