Uma prática eficiente para o controle de ofícios e correspondências em um setor administrativo é:

O ciclo vital dos documentos divide-se em três fases: corrente, intermediária e permanente. A fase intermediária é caracterizada por:

A gestão de documentos envolve atividades que garantem a produção, o uso, a guarda e a destinação correta das informações documentais. Um dos princípios fundamentais da gestão documental é:

Em um setor de protocolo de um órgão público, os servidores recebem diariamente diversos documentos, como ofícios, requerimentos e relatórios. Cada documento precisa ser registrado, distribuído ao setor responsável e arquivado corretamente após o atendimento. Para facilitar o acompanhamento, a equipe utiliza um fluxograma padronizado, que representa as etapas do processo administrativo:



Legenda dos ícones:

• Recebido: Documento é registrado e identificado (ícone de envelope).
• Em análise: Documento está sendo avaliado pelo setor responsável (ícone de lupa).
• Encaminhado: Documento foi direcionado ao setor competente (ícone de seta).
• Arquivado: Documento foi finalizado e armazenado corretamente (ícone de caixa).

Com base nesse fluxo, qual alternativa melhor representa a função das rotinas administrativas nesse contexto?

O setor de arquivos de um órgão público estadual passou por uma reorganização completa para otimizar o armazenamento e o acesso aos documentos. Entre as ações adotadas estavam:

• Identificação e classificação dos documentos conforme tipo e prioridade;
• Definição de fases do arquivamento (Corrente, Intermediário e Permanente);   • Aplicação de técnicas de arquivamento físico e digital;
• Utilização de sistemas informatizados de gestão de documentos;
• Adoção de métodos padronizados para organização e localização rápida de arquivos.

Com base nessa situação, analise as afirmativas abaixo e assinale a que NÃO está correta.

No setor de protocolo de um órgão público municipal, diariamente chegam documentos de diferentes naturezas, remetentes e finalidades. A rotina desse setor é fundamental para garantir que os documentos sejam corretamente recebidos, classificados, registrados e distribuídos, assegurando controle, transparência e agilidade na tramitação.

Em um determinado dia, foram recebidos os seguintes documentos:



Considerando que a correta execução das atividades de protocolo é indispensável para o controle administrativo, a rastreabilidade e o bom funcionamento do órgão, qual deve ser a conduta correta do servidor responsável ao lidar com esses documentos?

Em um órgão público municipal, o setor de protocolo implementou novas rotinas para o gerenciamento de documentos. Entre as medidas adotadas estavam: digitalização de processos internos, criação de um sistema de classificação padronizado, arquivamento físico seguindo normas de preservação, controle de prazos de guarda e treinamento da equipe para manuseio adequado dos documentos. Com base nessa situação, analise as afirmativas abaixo sobre gestão de documentos todas estão corretas, EXCETO:

Você atua no setor de protocolo de um órgão público e recebeu uma solicitação do gestor para elaborar um relatório parcial sobre as correspondências expedidas nos últimos dias. Durante a análise dos registros no livro de correspondência expedida, foi possível observar que alguns documentos, embora já cadastrados, ainda constam com a situação "pendente", como por exemplo um memorando destinado ao Ministério da Educação e uma carta circular destinada à Secretaria de Administração. Diante dessa situação, qual deve ser a conduta administrativa correta?