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O mercado está exigindo um novo perfil de Secretário e, por essa razão, são avaliados aspectos relacionados à vocação profissional, experiência, referências profissionais, saúde física e mental, disponibilidade de horário, aprimoramento por meio de cursos, cultura, empatia e maturidade.

Assim sendo, ser flexível e desenvolver a capacidade de negociação são qualidades pessoais essenciais a esse profissional.

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O uso adequado do aparelho telefônico, que é uma habilidade indispensável ao Secretário, envolve o conhecimento de princípios básicos, como cortesia, tranquilidade e modulação da voz, pois o uso do telefone equivale a um percentual de 70 a 90% da comunicação oral mantida com os clientes internos e externos da empresa.

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No planejamento e na organização de viagens internacionais, há necessidade de se providenciar a documentação e elaborar um roteiro daquilo que é imprescindível como por exemplo: data da viagem, quantidade de pessoas que viajarão, datas dos compromissos assumidos, nomes dos contatos, horários, passaportes e vistos, dentre outras informações.

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No mundo corporativo, as atitudes e comportamentos que envolvem o atendimento são fundamentais para um bom desempenho do Secretário e podem ser classificadas em ativas, reativas e proativas.

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No mundo da Internet, o Código de Netiqueta é uma norma específica para a comunicação com altas autoridades, para se evitar que sejam enviados e-mails com informações desnecessárias, inúteis ou piadas de mau gosto, quando dirigidas a órgãos do poder público.

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Entre os softwares imprescindíveis para a agilização do trabalho do Secretário, estão os programas de comunicação instantânea, responsáveis por grande percentual de redução de custos com a comunicação interna e externa, sendo o ICQ e o Microsoft Messenger os mais conhecidos.

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Ao redigir uma carta comercial, cuja função é informar, persuadir e solicitar informações, o Secretário deverá ter estilo próprio, devendo apresentar as ideias de um modo claro, visando, se for o caso, emocionar o leitor, mesmo que, para isso, precise ser prolixo.

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A convocação para reuniões é uma praxe das instituições e poderá, em algumas situações, ser realizada através de edital, publicado pela imprensa ou em lugares públicos.

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O Secretário, no gerenciamento de suas rotinas, deve ter uma agenda organizada, contudo é necessário que se reserve um tempo para que seja feito um balanço de suas atividades, sendo essencial a utilização de follow-up.

Na atualidade, a tendência do mercado de trabalho é exigir dos profissionais conhecimentos generalizados e competências múltiplas, que transcendam as fronteiras do país em que vivem. Essa exigência é ainda maior, quando o enfoque é para profissões, como Secretariado.

Com base nessas informações, julgue o item a seguir:

A função do Secretário exige que ele aprenda a analisar o mercado, defina sua missão, tenha objetivos e saiba reconhecê-los em seu trabalho.