Segundo Medeiros (2009), dentro de uma empresa, uma das principais qualidades desejáveis do profissional de secretariado é a capacidade de promover boas relações no ambiente de trabalho.

Numere a coluna à direita, de acordo com os problemas enunciados na coluna à esquerda, relacionando tais problemas, que envolvem as relações de trabalho, às suas definições.

(1) Medo

(2) Ansiedade

(3) Repressão

(4) Frustração

( ) Bloqueio de um comportamento que tem como objetivo reduzir uma necessidade.

( ) Fator que contribui para que a vida dentro de uma empresa se torne difícil. Trata-se de uma experiência de desgosto intenso, que nem sempre está relacionada com uma ameaça externa.

( ) Consiste na tendência inconsciente de esquecer, de afastar ou de evitar que impulsos, desejos e lembranças desagradáveis se tornem conscientes.

( ) Reação emocional que causa desprazer e é caracterizada por inibição e insegurança.

A sequência correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é

Considere as afirmações abaixo sobre o histórico da profissão e as mudanças no perfil do profissional de secretariado, de acordo com Veiga (2010).

I – Em meados da década de 1980, conhecer a língua inglesa ainda não era considerado um diferencial competitivo para o profissional de secretariado.

II – A partir dos anos 1990, as mudanças na profissão foram mais intensificadas, obrigando as empresas, os gestores e os empregados a se adequarem à lógica dominante.

III – A informática e o processo de downsizing foram os grandes responsáveis pela mudança no papel que o profissional de secretariado exerce nas organizações.

Quais estão corretas?

Quanto à estrutura, alguns documentos apresentam características particulares. Analisando as características listadas,

I. Texto completamente contínuo, sem parágrafos.

II. Números, valores, datas e outras expressões representados por extenso.

III. Texto sem rasuras, emendas ou entrelinhas, em linguagem simples, clara e concisa.

IV. Texto sem emprego de abreviaturas e siglas.

assinale a alternativa que indica a qual tipo de expediente essas características se referem.

Histórico escolar é o documento preenchido integralmente pelo estabelecimento de origem em caso de transferência e conclusão de curso. Dadas as afirmativas sobre o histórico escolar,

I. Deve constar discriminado o Ato Oficial do Estabelecimento: o último ato (credenciamento).

II. Deve constar discriminado o Ato Oficial do Curso: o último ato (reconhecimento ou renovação).

III. O formato e o modelo serão de livre escolha das Instituições de Ensino Superior.

IV. Deve constar as disciplinas cursadas, especificando período, relação, notas ou conceitos.

verifica-se que está(ão) correta(s)

O Secretário, dentre outras atribuições, organiza a agenda de seu executivo. Dadas as assertivas sobre o uso da agenda executiva,

I. Antes de confirmar a presença do executivo em uma reunião, o Secretário deve verificar se ele estará presente.

II. No agendamento de reuniões, deve-se cumprir à risca os horários, pois os compromissos devem ser mantidos sem desperdício de tempo, não sendo necessário deixar um espaço de tempo vago na agenda entre reuniões e compromissos.

III. Logo que chegar ao escritório, o Secretário deve revisar toda a agenda e passar os compromissos para o seu executivo.

verifica-se que está(ão) correta(s)

A respeito das comunicações eletrônicas, assinale V para a afirmativa verdadeira e F para a falsa.

( ) Sempre que disponível, deve-se utilizar o recurso de confirmação de leitura; caso não seja possível, a mesma poderá ser feita por telefonema ou telegrama.

( ) Para os anexos da mensagem eletrônica, deve-se, preferencialmente utilizar o formato PDF, para que o mesmo não seja adulterado em caso de interceptação da mensagem.

( ) A mensagem eletrônica é aceita como documento original mediante certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma da Lei.

As afirmativas são, respectivamente,

Muitas vezes deparamos com situações em que devemos decidir “quem entra primeiro na linha”, quando um executivo pede que seja feita uma ligação telefônica. Como regra geral, assinale V para a afirmativa verdadeira e F para a falsa.

( ) No caso de ligação entre pessoas de mesmo nível hierárquico, entra primeiro na linha quem recebe a ligação.

( ) No caso de ligação entre pessoas de nível hierárquico diferentes, entra primeiro na linha quem é de nível hierárquico inferior.

( ) No caso de queda da linha, a ligação deve ser feita por quem chamou originalmente.

As afirmativas são, respectivamente,

Muitas vezes a secretária tem de organizar viagens nacionais e internacionais. Assim, ela terá de lidar com os termos técnicos usados por agências de viagens, hotéis e companhias aéreas. Os termos Boarding Pass, Checkout e Receptivo significam respectivamente:

Uma boa gestão dos processos e um controle eficaz das secretarias dependem em grande parte de o secretário manter uma rotina diária de checklist e follow up.

A esse respeito, assinale V para a afirmativa verdadeira e F para a falsa.

( ) Ckecklist é uma detalhada lista de verificações que relaciona todas as atividades necessárias para a execução de uma tarefa.

( ) Follow up é essencialmente um técnica de acompanhamento complementar à agenda e deve ser usado pelo secretário como apoio à lista de assuntos pendentes.

( ) O checklist e o follow up devem estar relacionados um ao outro de modo a ajustar adequadamente o controle das pendências ao cumprimento dos prazos.

As afirmativas são, respectivamente,

Atualmente, no meio corporativo, é cada vez mais frequente o uso de meios eletrônicos para a troca de correspondências ou para o atendimento de clientes, público em geral, visitantes e colegas. E-mails, chats, Skype, sites, msn, Voip, etc. são, cada vez mais, ferramentas importantes no dia a dia do profissional de secretariado.

Em relação à redação de e-mails corporativos, assinale V para a afirmativa verdadeira e F para a falsa.

( ) Use sempre a linguagem formal, ancorada na norma culta da língua portuguesa e na redação oficial.

( ) Para reduzir ao máximo o tempo que seu interlocutor gastará lendo sua mensagem, use, sempre que possível, formas abreviadas e simplificadoras de uso comum, como por exemplo: qdo, qto, d+, abs.

( ) Tente sempre escrever seus textos em letras maiúsculas pois assim você reterá melhor a atenção do correspondente; um “BOM DIA!” é muito mais eloquente que um mero “Bom dia.”

As afirmativas são, respectivamente,