A principal causa dos danos que ocorrem nos materiais de um acervo documental é o manuseio indevido, tanto por usuários quanto por funcionários.

Os papéis modernos possuem níveis elevados de acidez, que os tornam frágeis em termos de conservação. A constituição das colas e das tintas utilizadas nos documentos contribui para conservá-los por mais tempo.

Tirar a sujeira superficial com uma borracha macia ou borracha fina em pó é uma forma adequada de higienizar documentos em papel.

Para favorecer a conservação, deve-se guardar os documentos em estantes com parafusos e bordas de aço e que fiquem menos de 15 cm acima do chão.

O conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos e processado por computador, e que pode, ainda, compreender um software particular ou determinado número de softwares integrados, é o que se entende por Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos.

Da mesma forma que, nas organizações, há documentos em suportes tradicionais que não são documentos de arquivo, também há documentos eletrônicos que não pertencem aos arquivos.

O gerenciamento arquivístico de documentos eletrônicos exige novas formas de classificação e avaliação dos documentos de arquivo. Sendo assim, os códigos de classificação e as tabelas de temporalidade que são aplicados nos documentos de arquivo em suportes convencionais não devem ser aplicados nos documentos arquivísticos eletrônicos.

O órgão que fizer a transferência do documento arquivístico digital deve emitir uma declaração de autenticidade do documento.

Os documentos arquivísticos digitais a serem transferidos ou recolhidos às instituições arquivísticas públicas devem ser identificados e classificados no momento que chegarem a essas instituições arquivísticas.

O método alfanumérico é um método do sistema direto, que permite a busca ao documento diretamente no local onde este se encontra guardado.