Na esfera pública, a atividade de classificação — entendida como identificação do assunto no documento, localização do assunto no código de classificação e anotação do código no documento para posterior recuperação — somente pode ser realizada por arquivistas.

A teoria das três idades refere-se à sistematização do ciclo de vida dos documentos arquivísticos.

A operação de entrada de um conjunto de documentos públicos em um arquivo permanente, com competência formalmente estabelecida, é denominada recolhimento.

A identificação das fases do ciclo vital baseia-se nos valores dos documentos. Para tal, considera-se o valor intrínseco, ou seja, o valor que um documento possui em razão de seu conteúdo e de elementos de validação; e o valor permanente, ou valor informativo, que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo.

Transferência é o conjunto de operações relativas à transmissão da informação, após a fase de geração, que envolvem processamento, difusão e uso.

Arquivo corrente central é um depósito no qual são reunidos documentos ainda ativos. Alguns autores consideram a guarda em arquivo corrente central como mais uma idade documental.

O ciclo vital dos documentos é composto pelas seguintes fases: criação/aquisição (os documentos surgem no sistema de informação organizacional ao serem criados ou recebidos), captura (os documentos são armazenados no sistema e organizados), uso (os documentos devem estar acessíveis) e eliminação (após cumprirem a vigência, os documentos devem ser eliminados).

A terminologia arquivística, ao estabelecer uniformidade nos enunciados dos conceitos, torna-se instrumento para a formação dos profissionais e facilita o entendimento entre eles, melhorando a qualidade técnica dos trabalhos. A terminologia arquivística brasileira, entretanto, não está consolidada.

Somente podem ser considerados documentos de arquivo aqueles que, emanados do poder público ou de entidades de direito privado, são capazes de produzir efeitos de ordem jurídica na comprovação de fatos.

A característica denominada imparcialidade decorre do fato de que a produção dos documentos é natural e reflete uma ação, relativa a determinada função. Considera-se imparcial o documento em si; não a sua utilização, seja pelos próprios produtores, seja por pesquisadores.