O arquivo intermediário armazena documentos com valor informativo decrescente.

O acesso aos documentos na fase corrente é aberto aos públicos interno e externo da organização.

Os documentos arquivísticos, após cumprirem o prazo nos arquivos correntes, não mais apoiam as atividades cotidianas, razão por que devem ser obrigatoriamente eliminados.

Os arquivos correntes são aqueles formados por todos os documentos arquivísticos encontrados nos setores de trabalho com alto valor primário.

A justificativa para a existência do arquivo intermediário é econômica, isto é, ele existe para armazenar os documentos que, mesmo sem consulta muito frequente, precisam ser mantidos por questões técnicas, fiscais e(ou) legais.

O diagnóstico da situação arquivística do tipo minimalista tem como objetivo a elaboração de uma política arquivística de um conjunto de órgãos da mesma esfera administrativa.

Os negativos são quantificados pelas tiras de negativo.

As ampliações fotográficas devem ser quantificadas por unidade, por dimensões e por cromia.

As informações sobre a história da instituição, sua trajetória, suas mudanças e a forma como ela se organizou no tempo são fundamentais para o entendimento dos arquivos dessa instituição.

As ações da gestão de documentos devem ser voltadas prioritariamente para a preservação da memória institucional, privilegiando as atividades no arquivo permanente.