Em um sistema de gestão arquivística, a elaboração do código de classificação de documentos e o acompanhamento da aplicação desse código são de responsabilidade da comissão permanente de avaliação de documentos.

A ação de eliminação de documentos públicos só pode ser realizada após a conclusão do processo de avaliação, liderado pelas comissões permanentes de avaliação.

As classes do código de classificação, no que tange às atividades-fim do órgão ou entidade do Poder Executivo federal, são aprovadas pelas comissões permanentes de avaliação de documentos de cada órgão ou pelas entidades do Poder Executivo federal.

A implantação de um programa de gestão de documentos tem início com o diagnóstico ou levantamento preliminar.

A produção e a conservação de documentos arquivísticos são pautadas por finalidades culturais, históricas e científicas.

A característica precípua da informação arquivística é a sua natureza orgânica, ou seja, a relação estreita dessa informação com seu produtor, que pode ser pessoa física ou jurídica.

Em um sistema arquivístico, o setor de protocolo, embora seja responsável pelo registro dos documentos, não pode ser considerado um instrumento de acesso a esses documentos.

Na gestão documental, a transferência de um documento para o arquivo intermediário está condicionada à avaliação do seu valor permanente.

De modo geral, os documentos de arquivo são produzidos em múltiplos exemplares, sem que haja significação orgânica entre eles.

A ação que define se o documento será armazenado no arquivo corrente ou intermediário é o diagnóstico ou levantamento preliminar.