A microfilmagem não abrange os documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas.

São considerados arquivos municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.

Os critérios de organização e vinculação dos arquivos municipais, bem como a gestão e o acesso a esses documentos, são definidos pela legislação estadual.

Os editais para eliminação de documentos devem ser publicados nos diários oficiais dos municípios ou em outro veículo de divulgação local quando a administração pública municipal não editar diário oficial.

A cessação de atividades de uma secretaria municipal implica o recolhimento de sua documentação ao arquivo público municipal.

Os agentes de deterioração de acervos documentais classificam-se em fatores ambientais e fatores biológicos. Os fatores ambientais englobam temperatura, umidade relativa do ar, radiação da luz e qualidade do ar.

A higienização é considerada a conservação preventiva por excelência.

O inventário é o instrumento que descreve unitariamente as peças documentais de uma ou mais séries.

O repertório, um instrumento de pesquisa que descreve conjuntos documentais, apresenta uma descrição sumária e não, analítica, sendo, por isso, parcial.

A finalidade do guia de arquivo é propiciar uma visão específica de cada seção documental.