Em uma secretaria municipal, o almoxarife foi solicitado a reorganizar o arquivo corrente após constatar que documentos estavam misturados, sem datação adequada e sem distinção clara entre tipos documentais produzidos pelos setores. Ao iniciar o trabalho, o profissional explicou à equipe que sua atuação deve observar princípios arquivísticos essenciais, garantindo autenticidade, integridade e recuperação eficiente das informações.

Considerando os princípios e conceitos fundamentais da Arquivologia, é correto afirmar que o arquivista deve orientar o processo de reorganização com base:

No processo de entrada de materiais, é fundamental que o setor responsável valide a entrega, verificando conformidade com o pedido, documentação e condições físicas do item, antes de autorizar sua inclusão no estoque. Esse procedimento, considerado etapa inicial da cadeia de armazenagem, denomina-se:

Durante uma auditoria realizada em um órgão público, constatou-se que uma organização privada conveniada ao município vinha se recusando, há meses, a fornecer informações referentes à aplicação de recursos repassados por meio de parceria pública. Mesmo após três notificações formais, a entidade continuou omitindo documentos essenciais como: notas fiscais, relatórios de metas e comprovantes de despesas, comprometendo a transparência e dificultando o controle social previsto na Lei nº 12.527/2011.

Considerando o art. 33 da Lei de Acesso à Informação, analise as medidas que podem ser adotadas pelo poder público diante da conduta da entidade e assinale a alternativa correta:

No almoxarifado central de uma Secretaria Municipal, foram identificados problemas em documentos administrativos (notas fiscais, requisições, fichas de controle e fotografias de patrimônio), que apresentavam ondulações, manchas escuras e odor característico de mofo.

Após vistoria técnica, verificou-se que esses documentos estavam armazenados em caixas de papelão comum, diretamente sobre o piso, em um ambiente com alta umidade e grandes variações de temperatura.

Considerando as boas práticas arquivísticas de acondicionamento e armazenamento que devem ser observadas no almoxarifado, assinale a alternativa que apresenta a medida correta para evitar a deterioração dos documentos:

Durante a rotina administrativa de um órgão público, um almoxarife precisa organizar sua caixa de entrada, enviar um e-mail com documentos anexos e atualizar informações no gerenciador de contatos. Considerando práticas usuais em clientes de e-mail como Outlook e Gmail, assinale a alternativa correta:

No almoxarifado de uma Secretaria Municipal, o controle de entradas, saídas, entregas programadas, inventários, datas de validade e solicitações dos setores é organizado com o apoio de agendas institucionais, utilizadas como instrumento auxiliar de planejamento. Considerando as boas práticas de organização do trabalho no âmbito do almoxarifado, assinale a alternativa correta sobre o uso adequado da agenda administrativa:

Durante a organização de uma planilha no Microsoft Excel 2016 ou versões mais recentes, um almoxarife precisa transformar um conjunto de dados selecionado em uma tabela, para facilitar filtros automáticos e formatação rápida. Além disso, ele pretende inserir uma nova coluna entre duas já existentes.

Considerando os recursos do Excel, assinale a alternativa correta.

O almoxarifado central da Secretaria de Educação recebeu, em um único dia, diversos documentos relacionados ao fluxo de materiais:

•Uma requisição urgente de material enviada por uma escola.
•Um memorando da direção solicitando atualização do registro de um bem patrimonial.
•Um envelope lacrado contendo uma nota fiscal original, enviada pelo setor de compras para conferência e guarda.

Ao realizar o protocolo desses documentos, o almoxarife percebeu que:

− a requisição não continha identificação do setor solicitante;
− o memorando estava sem data;
− a nota fiscal veio com numeração duplicada no sistema de registro.

Considerando as rotinas essenciais do Protocolo Administrativo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição assinale a ação correta, que garante integridade, controle e rastreabilidade documental no serviço de almoxarifado.

A Fundação Municipal de Saúde utiliza um sistema de gestão de estoques para controlar medicamentos e insumos. Após auditoria interna, identificou-se que diversos itens atingiram níveis críticos sem que houvesse reposição, enquanto outros permaneceram por longos períodos acima da quantidade necessária. Verificou-se também ausência de parâmetros claros de giro e inexistência de monitoramento do ponto de ressuprimento.

Diante dessa situação, qual é o procedimento correto, a ser adotado e acompanhado pelo almoxarife desta fundação, que está alinhado às boas práticas de gestão de estoques?

Durante o inventário físico em um órgão público, três situações distintas foram registradas pela comissão responsável:

Situação I: Um conjunto de cadeiras possui número de patrimônio, mas não consta em nenhum termo de responsabilidade atualizado.
Situação II: Um notebook está listado no sistema, porém encontra-se em manutenção externa autorizada, com ordem de serviço válida.
Situação III: Um armário metálico foi encontrado com duas etiquetas de patrimônio sobrepostas, ambas parcialmente ilegíveis.

Com base nas boas práticas de controle patrimonial, assinale a alternativa correta: