O Decreto n.º 5.450/2005, apesar de ter como objeto a regulamentação do pregão eletrônico, estabeleceu normas aplicáveis ao pregão em geral, em âmbito federal. Entre essas normas, tornou obrigatória a utilização da modalidade pregão para aquisição de bens e serviços comuns pela União.

De acordo com a Lei de Licitações, a concorrência, que serve de parâmetro para as demais modalidades, deve seguir o seguinte procedimento: edital-habilitação-julgamento- homologação-adjudicação. Diferentemente, com o intuito de tornar o procedimento mais célere, as três primeiras etapas do pregão observam a seguinte ordem: edital-julgamento- habilitação.

O processo é autuado pelo protocolo ou por unidade protocolizadora, mas a numeração de documentos incluídos posteriormente deverão ser numerados e rubricados pelo responsável pela inclusão.

Se, de determinado processo, foi necessária a retirada de folhas, isto é, uma desapensação, nesse caso, as peças dos autos terão nova numeração das folhas.

Se uma correspondência oficial é encaminhada para destinatário que não mais ocupa o cargo, ela deverá ser devolvida ao remetente com justificava da sua devolução.

O arquivo corrente de uma organização é formado pelo conjunto dos documentos de valor permanente, armazenados nos vários setores de trabalho dessa organização.

Os arquivos correntes incluem aqueles formados por documentos de valor secundário decrescente, que aguardam a destinação final.

Os métodos de arquivamento pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto. O método alfabético considerado do sistema semi-direto não se inclui nas classes de métodos básicos e padronizados.

A finalidade maior do arquivo de uma organização é o acesso à informação, que o transforma em instrumento de apoio à administração, permitindo tomada de decisão segura e garantia de direitos e deveres de seus servidores e da própria organização.

A atividade de classificação de documentos de arquivo exige do responsável conhecimentos da administração à qual está vinculado e também da natureza dos documentos a serem classificados.