As unidades da Federação podem compor o SISBIN, mediante ajustes específicos e convênios e aprovação necessária do conselho consultivo instituído pelo referido decreto.

A utilização dos padrões de correio eletrônico implica a geração automática, pelo IMAP (Internet message access protocol), de uma assinatura digital, que pode ser verificada pelo destinatário.

Os formatos de acesso são os representantes digitais de acesso para visualização em tela, de navegação, de impressão e para download.

Em imagem digital, as sinaléticas básicas são: escala de cinza, escala de cores, escalas e sinalização de dimensões.

Os equipamentos utilizados para a digitalização devem permitir a captura digital de um documento arquivístico de forma a garantir a geração de um representante digital que reproduza, no mínimo, a mesma dimensão física e cores do original em escala 1:1.

O CONARQ determina que seja criada uma cópia digital de segurança, que deve estar armazenada fora de linha, ou seja, sem conexão física na rede de dados.

Denomina-se requisitos o conjunto de condições a serem cumpridas pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos a fim de garantir a sua confiabilidade e autenticidade, bem como o seu acesso.

Um sistema de gestão arquivística de documentos deve ter a capacidade de capturar dossiês, processos ou documentos convencionais e gerenciá-los de forma diferente da realizada com os documentos digitais.

O e-ARQ Brasil é aplicável aos sistemas que produzam e mantenham somente documentos digitais ou a sistemas que compreendam documentos digitais e convencionais ao mesmo tempo.

O sistema informatizado de gestão arquivística de documentos foi desenvolvido para produzir, receber, armazenar, dar acesso e destinar exclusivamente documentos arquivísticos digitais em ambiente eletrônico.