Um cidadão entrega, pessoalmente, à recepção, uma carta endereçada à direção do hospital, sem timbre oficial, relatando reclamação sobre o atendimento. Considerando os critérios de identificação e classificação da correspondência, esse documento deve ser tratado como correspondência:

Em um hospital público, a recepção recebe, simultaneamente, um envelope sem identificação do remetente, lacrado, com carimbo “confidencial”, endereçado nominalmente ao diretor da unidade, e outro documento eletrônico protocolado no sistema, sem grau de sigilo, tratando de remanejamento de servidores. Considerando as normas de identificação e classificação da correspondência na Administração Pública, a recepcionista deve:

Um hospital público da cidade mantém fi chas de atendimento encerradas há 8 (oito) anos, no setor de atendimento ao público. Essas fi chas ocupam espaço físico crítico, e o local não possui tabela de temporalidade formalizada. Considerando as noções de arquivo, a medida tecnicamente correta seria:

Na Secretaria Municipal de Saúde de Porto dos Gaúchos, prontuários, relatórios epidemiológicos e processos administrativos foram reorganizados por assunto. Isso fez com que documentos produzidos por setores distintos fossem misturados. Após auditoria, o agente administrativo foi questionado sobre a conformidade arquivística do procedimento. Conforme os princípios arquivísticos, a organização adotada é considerada como sendo:

Ao analisar o arquivo, o agente administrativo verifica a guarda indefinida de documentos de diferentes naturezas, sem classificação, avaliação ou prazos de retenção definidos. A chefia solicita orientação que permita racionalizar o acervo, assegurar o acesso à informação, preservar documentos de valor permanente e atender à legislação arquivística e aos princípios da administração pública. A medida tecnicamente correta e juridicamente adequada, nesse caso, consiste em:

Um agente administrativo, ao assumir a sua função, identifica documentos acumulados sem critério cronológico, misturando processos ativos, encerrados e documentos de valor histórico. Além disso, ele nota que há solicitações frequentes de acesso rápido a processos em andamento. Diante desse cenário, a chefia solicita a reorganização técnica do arquivo. Para tanto, o agente deve adotar um método de classificação, de guarda e destinação, que garanta eficiência administrativa, preservação da memória institucional e acesso à informação. Esse método consiste em:

Inscrever os dados constantes na ficha de protocolo e nas de procedência e assunto, rearquivando-as em seguida, relaciona-se à rotina de:

Considerar os documentos como ostensivos ou sigilosos enseja uma classificação relacionada:

Os arquivos, com relação ao aspecto do seu estágio de evolução, podem ser classificados como:

A espécie documental pode ser compreendida como a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e natureza das informações nele contidas, possuindo uma forma fixa.
Com base nessa concepção, são consideradas espécies documentais: