A Coordenadoria de Fiscalização Contratual de um município recebeu um ofício solicitando providências sobre um contrato em execução. Cinthia, servidora responsável pelo protocolo, registrou o documento no sistema, atribuiu número único, classificou e o encaminhou à unidade competente. Considerando as normas e boas práticas de gestão documental, assinale a alternativa correta.

São vantagens do arquivamento digital:

I. economia de espaço físico;
II. facilidade de acesso aos estoques de informação;
III. fragilidade intrínseca do armazenamento digital;
IV. ganho de produtividade;
V. complexidade e custos da preservação digital;
VI. otimização dos fluxos de trabalho.

Sobre os itens acima, assinale a alternativa correta.

A produção e a padronização de documentos estão interligadas, pois uma produção de documentos sem a observação das normas e padrões pertinentes pode levar à falta de disponibilização de informações relevantes, ou mesmo essenciais, ao funcionamento da administração pública. Sobre o tema, assinale a alternativa correta.

As atividades de protocolo consistem num conjunto de operações que visam ao controle dos documentos produzidos, daqueles ainda em tramitação e dos recebidos pelo órgão ou entidade, de modo a

Gestão de documentos implica em acompanhar todo o ciclo vital dos documentos produzidos por um órgão ou entidade no desempenho de suas funções e atividades, determinando aqueles que devem ser conservados em caráter permanente e os que devem ser eliminados a curto, médio e longo prazo, resultando em eficiência e economia de tempo e espaço, na racional utilização de recursos humanos, materiais e financeiros e na redução da massa documental produzida. A gestão de documentos tem como objetivo

Protocolo é o serviço encarregado do recebimento, classificação, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. Quando o protocolo também é responsável pela autuação de documentos, constitui

Em uma empresa de médio porte, os documentos administrativos e fiscais estão sendo acumulados de forma desorganizada, dificultando a localização rápida de informações importantes. O setor de gestão percebeu que essa desordem aumenta o risco de extravio de documentos, retrabalho e atrasos na tomada de decisões. Para melhorar a organização e a eficiência do acesso às informações, assinale a alternativa que apresenta a prática que seria a mais adequada.

O setor de recursos humanos de uma empresa de médio porte possui uma grande quantidade de documentos, como contratos, folhas de ponto, formulários de admissão e relatórios de avaliação de desempenho. Atualmente, esses documentos estão armazenados de forma aleatória em pastas e gavetas, o que dificulta o acesso rápido às informações e aumenta o risco de extravio. Assinale a alternativa que apresenta a medida mais adequada para organizar os documentos do setor de forma eficiente.

Os documentos são administrados com eficiência e eficácia quando:

I. uma vez necessários, podem ser localizados com rapidez e sem transtorno;
II. são conservados independentemente de custos de espaço e de manutenção, enquanto sejam indispensáveis às atividades correntes;
III. nenhum documento é preservado por tempo maior que o necessário ao cumprimento de sua finalidade, a menos que tenha valor para pesquisa e outros fins.

Sobre as afirmativas acima, assinale a alternativa correta.

Schellenberg enfatiza que o conceito de valor está diretamente ligado aos conceitos de valor primário e secundário, não devendo ser confundido com outras noções de valores, tais como administrativo, legal, fiscal, científico, cultural, histórico, dentre outros. Sabendo-se disso, sobre o valor secundário, assinale a alternativa correta.