Segundo o CONARQ, em “Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos - e-ARQ Brasil”, o armazenamento pode ser feito em três tipos de memórias diferentes, do ponto de vista tecnológico. São reconhecidos como exemplos de memória secundária:

Conforme o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, a digitalização é “a conversão de um documento para o formato digital” (Arquivo Nacional, 2005). Esse processo proporciona algumas vantagens como a rapidez na recuperação de documentos e informações nas rotinas de trabalho, bem como na tomada de decisões. A Lei nº 12682/2012 refere-se ao uso adequado da digitalização como estratégia de preservação documental quando:

Em “Arquivo: Teoria e prática”, Paes apresenta a distribuição das atividades, relativas à fase de Utilização de documentos da gestão de documentos, dos arquivos correntes em cinco setores: protocolo; expedição; arquivamento; empréstimo e consulta; e destinação. Refere-se a uma das rotinas da atividade de expedição a:

Segundo a Lei nº 8159, de 8 de janeiro de 1991, a condição que exerce preferência na aquisição de arquivos privados pelo Poder Público, tendo em vista o interesse público e social, é a de que esses arquivos sejam:

Por meio da análise diplomática são decodificadas as partes do documento diplomático. A parte do texto de um documento diplomático em que se assinalam as penalidades, no caso do não cumprimento do dispositivo, denomina-se:

De acordo com a Lei nº 3404, de 5 de junho de 2002, a eliminação de documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Municipal e por instituições municipais de caráter público, que ocorre na fase da destinação da Gestão de Documentos, é realizada mediante autorização do:

O Código de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos - CODEARQ, instituído pela Resolução nº 28 de 17 de fevereiro de 2009, que dispõe sobre a adoção da Norma Brasileira de Descrição Arquivística - NOBRADE pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, institui o Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos e estabelece a obrigatoriedade da adoção do CODEARQ para aplicabilidade da NOBRADE, que tem a finalidade de identificar inequivocamente cada instituição custodiadora de acervo arquivístico. O CODEARQ é fornecido:

Os documentos que estão em trâmite e que são de uso e consulta frequente, que podem ser conservados onde foram produzidos e permanecer sob a responsabilidade do servidor ou órgão que os elaborou, de acordo com a teoria das três idades, fazem parte do arquivo denominado:

Nos arquivamentos e procedimentos administrativos sobre a gestão de documentos, destaca-se o sistema de classificação decimal de Dewey, que é utilizado em empresas públicas, empresas privadas e em bibliotecas. Assim, para arquivar um documento da classe de “assuntos gerais”, usa-se o código 900 e, para um evento da subclasse “solenidades, comemorações e homenagens”, usa-se o seguinte código:

O sistema padronizado de arquivamento que é considerado uma variação do sistema alfabético, utilizando cores associadas a um grupo de letras, é o do tipo: