Nas atividades de protocolo, a autuação de documentos corresponde ao procedimento que

Assinale a alternativa que corresponde a uma aplicação web de código aberto, desenvolvida para descrição arquivística baseada em padrões internacionais, com suporte multilíngue e possibilidade de funcionamento em ambientes com múltiplos repositórios institucionais.

As Câmaras Municipais frequentemente recebem projetos de lei que visam alterar denominações ou denominar logradouros públicos, projetos estes normalmente acompanhados dos respectivos mapas. Embora a pratica administrativa comum seja o dobramento e o acondicionamento dessas peças cartográficas junto aos respectivos processos, a técnica arquivística prescreve formas especificas de armazenamento para preservar a integridade física e a legibilidade desses suportes. Considerando as técnicas de arquivamento para documentos de formatos especiais, assinale a alternativa que indica o tipo de arquivamento adequado para mapas.

A gestão documental nos órgãos públicos demanda dos agentes públicos o domínio sobre diversos procedimentos administrativos, assegurando a organização, o fluxo contínuo de informações e a observância aos princípios da Administração Pública. Nesse cenário, a correta execução dessas tarefas, que perpassam diferentes instancias do órgão, é fundamental para garantir a celeridade e a transparência nas atividades internas. Considerando a terminologia arquivística aplicada a gestão de documentos, assinale a alternativa que apresenta uma definição INCORRETA para o termo protocolo.

Com base nos conceitos do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), analise a sentença abaixo:

O documento iconográfico é o gênero documental integrado por documentos que contêm imagens fixas, imagens impressas, desenhadas ou fotografadas, como fotografias e gravuras (1ª parte). O documento cartográfico é o gênero documental integrado por documentos que contêm representações gráficas da superfície terrestre ou de corpos celestes e desenhos técnicos, como mapas, plantas, perfis e fotografias aéreas (2ª parte). O documento filmográfico é o gênero documental integrado por documentos que contêm imagens em movimento, com ou sem som, como filmes e fitas videomagnéticas (3ª parte).

Quais partes estão corretas?

De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), o protocolo é o serviço encarregado

Durante auditoria documental em uma autarquia federal, a equipe identificou que o setor de apoio administrativo vinha elaborando atos de correspondência e documentos internos com inconsistências recorrentes: certidões emitidas sem indicação da finalidade e sem prazo de validade; declarações assinadas por servidores sem competência delegada para tal; ofícios expedidos sem número sequencial e sem identificação do expediente; e atas de reuniões lavradas sem indicação dos presentes, sem relato das deliberações e sem assinatura dos participantes. A situação foi encaminhada à chefia para revisão dos procedimentos de elaboração documental.
Analise as assertivas a seguir:
I. A certidão é documento dotado de fé pública destinado a atestar fatos constantes de registros administrativos, devendo identificar o objeto certificado, a autoridade competente para sua emissão e os demais elementos exigidos pelas normas aplicáveis, podendo conter a finalidade e eventual prazo de validade quando previstos em legislação específica ou exigidos pela instituição destinatária.
II. A assinatura de declaração por servidor sem competência delegada para tanto não produz vício formal insanável, pois o conteúdo do documento prevalece sobre a formalidade da assinatura, sendo suficiente a ratificação posterior pela autoridade competente para conferir validade retrospectiva ao ato.
III. A ausência de número sequencial no ofício compromete o controle da tramitação e a rastreabilidade do expediente, pois a numeração é elemento estrutural do ofício que permite identificar o volume de comunicações expedidas, localizar o documento no arquivo e vincular o expediente ao processo correspondente.
IV. A ata lavrada sem indicação dos presentes, sem relato das deliberações e sem assinaturas dos participantes é documento que carece dos elementos essenciais de validade, não sendo apta a comprovar as decisões tomadas na reunião nem a responsabilizar os participantes pelos encaminhamentos definidos.
V. A competência para assinatura de documentos administrativos pode ser delegada a servidores por ato formal da autoridade competente, sendo a delegação de competência instrumento que não altera a titularidade do cargo, mas transfere ao delegado a responsabilidade pela prática dos atos expressamente indicados no ato de delegação.

Estão CORRETAS apenas as assertivas:

Um Agente Administrativo responsável pelo apoio operacional de um setor jurídico de órgão público federal recebeu a tarefa de processar uma solicitação de certidão de tempo de serviço apresentada por servidor para fins de aposentadoria. A solicitação chegou ao setor por meio de requerimento formal entregue pessoalmente pelo servidor interessado. O Agente deve executar a sequência correta de procedimentos para processar a demanda com regularidade.
Numere as etapas a seguir na ordem correta de execução, da primeira à última.
(   ) Encaminhamento do processo ao servidor ou setor competente para verificação dos dados nos registros funcionais e elaboração da certidão com base nas informações confirmadas.
(   ) Emissão da certidão com assinatura da autoridade competente, registro do documento no sistema de controle documental e entrega ao interessado com registro de ciência.
(   ) Autuação do requerimento no protocolo do setor, com atribuição de número de registro, data de recebimento e identificação do assunto, e emissão de comprovante ao solicitante.
(   ) Recebimento e verificação da regularidade formal do requerimento, identificação do solicitante, objeto claro da solicitação, assinatura e documentação eventualmente exigida, antes de prosseguir com o processamento.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA:

O setor de arquivo de um município iniciou processo de avaliação documental para identificar os documentos que deveriam ser encaminhados para o arquivo permanente, os que poderiam ser eliminados após o cumprimento dos prazos de guarda e os que deveriam permanecer em fase de uso frequente. Durante os trabalhos, surgiram dúvidas sobre a aplicação dos métodos de arquivamento, especialmente quanto às características dos métodos numérico, alfabético, geográfico e por assunto, bem como sobre as situações em que cada um é mais adequado. Considerando as técnicas de arquivologia e os métodos de arquivamento, assinale a alternativa correta.

O setor de protocolo de um ministério federal foi objeto de diagnóstico que identificou falhas sistemáticas na gestão dos expedientes recebidos e expedidos: documentos externos eram encaminhados diretamente aos setores destinatários sem autuação prévia; processos em tramitação não tinham seus movimentos registrados no sistema de controle; expedientes expedidos saíam sem comprovante de envio; e documentos recebidos por canal eletrônico eram tratados de forma diferente dos recebidos em suporte físico, sem critérios uniformes de registro e controle. O diagnóstico concluiu que as práticas adotadas comprometiam a rastreabilidade institucional e o controle dos atos praticados. Diante deste cenário, julgue as asserções a seguir e a relação entre elas:
  I. A autuação de documentos no protocolo, o registro sistemático dos movimentos de tramitação e a emissão de comprovante de expedição são procedimentos obrigatórios que asseguram a rastreabilidade dos expedientes, a responsabilização dos agentes envolvidos em cada etapa e a integridade do fluxo administrativo, não podendo ser suprimidos em razão do canal de recebimento, físico ou eletrônico, nem da natureza do expediente.
PORTANTO,
II. O protocolo exerce função de controle institucional que transcende o simples registro de entrada e saída de documentos, pois é por meio dele que se estabelece a cadeia de custódia dos expedientes, se fixa o marco temporal dos atos praticados, com reflexos sobre prazos, prescrições e responsabilidades e se assegura para que nenhum documento circule na instituição sem rastreabilidade, independentemente do suporte em que foi recebido ou produzido.
Assinale a alternativa CORRETA: