Considerando os conhecimentos acerca de arquivamento de documentos em geral, assinale a alternativa que apresenta uma definição correta de método de arquivamento.

Classificar e arquivar documentos é tarefa intrínseca ao arquivo e ao escriturário. A classificação e a caracterização das correspondências e documentos são dois fatores da maior importância no desenvolvimento das tarefas de registro e protocolo. Nesse contexto, assinale a alternativa incorreta:

A correta classificação de documentos é essencial para o manejo eficiente da informação e para atender às normativas de auditoria e compliance. Sendo assim, relacione as categorias de documentos listadas na coluna A com as descrições correspondentes na coluna B.

Coluna A

1. Documentos Correntes.
2. Documentos Intermediários.
3. Documentos Permanentes.

Coluna B

( ) São aqueles que, tendo cumprido sua vigência e relevância para os processos imediatos, não são mais frequentemente utilizados, mas que ainda não podem ser descartados devido a requisitos legais.

( ) Refere-se aos documentos que possuem valor histórico, cultural ou científico, e que devem ser preservados indefinidamente.

( ) Constituem os documentos em uso constante e que são necessários para a construção das atividades rotineiras e processos operacionais da instituição.

A sequência correta é:

O local onde são guardados os documentos, que, embora não estejam sendo utilizados no momento, poderão ser, futuramente, necessários para fins de consulta ou comprovação de fatos já ocorridos é chamado de Arquivo:

O arquivo, quando bem organizado, evita duplicidade de documentos, repetições desnecessárias e constitui fonte de pesquisa para os demais setores na instituição. Entre os métodos de arquivamento, aquele no qual se ordena a documentação, de acordo com a região, estados ou municípios, é o:

Com base em Paes (2012), analise a seguinte sentença, relacionada à classificação de documentos:

Conforme suas características, forma e conteúdo, os documentos podem ser classificados segundo o gênero e a natureza do assunto (1ª parte). Quanto ao gênero, os documentos podem ser, entre outros: cartográficos, iconográficos e filmográficos (2ª parte). São exemplos de documentos iconográficos: mapas, plantas e perfis (3ª parte).

Quais partes estão corretas?

A gestão eletrônica de documentos (GED) elimina a necessidade de classificação, de indexação e de atribuição de metadados aos arquivos digitais, pois os sistemas eletrônicos localizam documentos automaticamente por busca de conteúdo visual, tornando também desnecessária a digitalização com reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para fins de pesquisa textual em documentos digitalizados.

O método de arquivamento alfabético organiza documentos por ordem de nomes e dispensa o uso de índices ou instrumentos auxiliares de busca, ao passo que o método numérico simples exige obrigatoriamente a consulta à tabela de temporalidade antes de cada arquivamento ou de cada recuperação de documento.

A teoria das três idades classifica os documentos em correntes, intermediários e permanentes, sendo que os arquivos intermediários abrigam documentos de uso frequente que devem permanecer próximos aos setores de trabalho para consulta diária, enquanto os arquivos correntes destinam-se exclusivamente à guarda de documentos históricos de valor permanente.

Em um órgão público que recebe diariamente grande volume de correspondências, a ausência de procedimentos padronizados de protocolo pode resultar em extravio de documentos, descumprimento de prazos legais e fragilização do controle administrativo.