Hoje, mais do que nunca, ligados diretamente aos núcleos decisórios nas empresas, os profissionais da área secretarial são indispensáveis em qualquer organização empresarial moderna, independentemente do seu porte (pequena, média ou grande). Como conseqüência da reengenharia organizacional e do movimento que vem ocorrendo nessas empresas, novas funções lhes foram acrescidas, mudando o perfil desses profissionais. Sobre o assunto, considere as seguintes características:

1. Profissionais que não precisam de supervisão em suas ações, e sim orientações e incentivos à pró-atividade.

2. Profissionais empreendedores e especialistas em algumas áreas de negócios, ajudando a dar destaque à empresa no seu segmento empresarial.

3. Profissionais gestores do bom andamento do quotidiano profissional, principalmente no que tange à gestão de pessoas.

4. Profissionais desatualizados no uso de inovações tecnológicas ligadas aos aplicativos e à automação dos escritórios.

São consideradas atribuições inerentes ao perfil secretarial de hoje:

“A eficácia de uma comunicação de ordens e a capacidade persuasiva da(o) secretária(o) dependem de seu conhecimento preciso daquilo que quer comunicar. A indecisão e a insegurança criam conflitos de confiança em quem ouve” (Medeiros, 2003, p. 99). Diante desse contexto, é correto afirmar que a concatenação das idéias, fazendo uso de frases simples, claras e concisas, aliada ao bom nível de conhecimento da língua em que se comunica (no caso de profissional bilíngüe) e ao bom uso de jargões técnicos, tornam a comunicação empresarial/interpessoal um diferencial a favor do profissional. Diante do exposto, considere as seguintes afirmativas:

1. A persuasão exige que o profissional preste atenção na comunicação verbal e não-verbal para, a partir daí, agir assertivamente em prol da instituição.

2. A comunicação eficaz busca a compreensão, esclarecimento de dúvidas, a harmonia de pensamentos e a empatia.

3. O conhecimento e o reconhecimento da estrutura organizacional são fundamentais à eficácia do fluxo de informações.

Assinale a alternativa correta.

“Todas as capacidades necessárias ou exigíveis para o desempenho eficaz da profissão são deveres éticos” (Ética Profissional, Sá, 2005, p. 154). A área secretarial conta com o Código de Ética da profissão como balizador de normas de procedimentos de conduta da(o) secretária(o) quando no exercício de sua profissão, regulando relações com a própria categoria funcional, com a instituição de atuação e com a sociedade.

Sobre o tema, considere as seguintes condutas:

1. Considerar a profissão como um fim para a realização profissional.

2. Centralizar o processo de comunicação, visando controle.

3. Ser imparcial em seus pronunciamentos e tomadas de decisão, sabendo expressar suas atividades.

4. Direcionar seu comportamento profissional sempre para o bem da verdade, da moral e da ética.

São condutas compatíveis com a dignidade no trabalho:

Para o uso correto da ferramenta chamada “arquivo”, conhecido também como móvel para a guarda de documentos, a(o) secretária(o) necessita fazer uso de métodos que facilitem a organização e ordenação de documentos de todas as espécies, de tal forma que possam ser recuperados facilmente quando solicitados. Dentre esses métodos, podese citar o alfabético, o numérico, o alfanumérico, o geográfico, o mnemônico, etc. Para a correta utilização de qualquer um dos métodos, algumas etapas antes do arquivamento dos documentos são necessárias.

Assinale a alternativa que apresenta as etapas que precedem o arquivamento

A administração do tempo vem despertando cada vez mais o interesse das pessoas, especialmente dos administradores, gestores e seus assessores diretos, as(os) secretárias(os). É sabido que, na sua grande maioria, a rotina das atividades dentro das empresas tem caráter de urgência, e que tudo é “para ontem”. Por conta disso, aumentou o número de empresas que oferecem treinamento aos seus colaboradores para o uso otimizado do seu tempo de trabalho. Sobre o tema, assinale a alternativa, que reflete o desperdício de tempo.

Todo profissional, independentemente da área de atuação, deve ter certos cuidados com sua postura e comportamento no meio corporativo. Exageros de todas as ordens são execráveis em relação a sua imagem profissional e poderão ser usados contra esse mesmo profissional, diante de possíveis progressões ou representatividade empresarial. Por ser considerada(o) o “cartão de visita” da empresa, a(o) secretária(o) não foge a essa regra e deve primar por sua imagem, reputação e comunicação. Partindo-se dessa premissa, no que tange à apresentação pessoal, assinale a alternativa correta.

Cada vez mais as reuniões são voltadas à troca de informações, esclarecimento de assuntos diversos e para gerar comprometimento por parte dos seus participantes, isso devido às inovações gerenciais das empresas. Reuniões de cunho meramente informativo, ou apenas para comunicar decisões preestabelecidas estão sendo abolidas. Quando do planejamento e organização de reuniões, deve-se levar em consideração que essa prática envolve:

Para atuar de maneira satisfatória às necessidades de uma empresa, é necessário que o profissional tenha uma visão holística da sua estrutura organizacional. Para isso, é importante o conhecimento e o reconhecimento dos estilos de gerenciamento, a identificação dos processos administrativos e a correlação de responsabilidade entre setores da empresa, do seu planejamento estratégico e até mesmo em relação aos seus valores institucionais. Dentro desse contexto, é correto afirmar que, quando falamos do “profissional de secretariado e a cultura da empresa”, estamos falando de conhecimento:

Considerado profissional importante dentro das organizações, reconhecido como agente facilitador no quotidiano corporativo, o profissional da área secretarial detém um conjunto de habilidades e competências que pode ser traduzido em:

Visando um bom andamento das atividades laborais e, ainda, o bom desenvolvimento profissional individual no relacionamento com clientes internos e externos nas organizações, o profissional da área secretarial deve fazer uso de certas regras e normas particulares de conduta que conceituam um conjunto de deveres, obrigações e diretrizes a serem seguidas. Assinale a alternativa que contempla esse conjunto de ações.