Na redação oficial de uma comunicação, em relação ao emprego dos pronomes de tratamento e à concordância com eles, está de acordo com a norma-padrão da língua portuguesa o seguinte período:

Na identificação do signatário de comunicação oficial da administração pública federal, um exemplo de redação correta do nome de um cargo ocupado por pessoa do sexo feminino, respeitando-se a norma-padrão da língua portuguesa, é o seguinte:

A redação do manual administrativo deve ser clara e curta. Ela deve, também, evitar ambiguidades, além de utilizar tom formal, ter uniformidade de estilo, utilizar tão somente terminologias técnicas – quando for imprescindível e inteligível –, ser geral e não específico, ser abstrato e não concreto, bem como deve preferir os verbos na forma ativa e não na forma passiva.

O levantamento de informações é a fase do manual administrativo inicial de contato dos analistas internos e(ou) externos à organização com os futuros usuários do manual. Os responsáveis por tal tarefa devem realizar: entrevistas com os principais profissionais; visitas às instalações da empresa; e estudos de documentação, como, por exemplo, organogramas, manuais preexistentes, balanços e demonstrativos de cursos.

A definição dos objetivos do manual administrativo é a razão de ser do manual. Essa é primeira e básica fase de elaboração do manual administrativo, dado que do estabelecimento dos objetivos a serem alcançados depende todo o trabalho a ser desenvolvido de forma posterior.