Na redação oficial de uma comunicação, em relação ao emprego dos pronomes de tratamento e à concordância com eles, está de acordo com a norma-padrão da língua portuguesa o seguinte período:

Na identificação do signatário de comunicação oficial da administração pública federal, um exemplo de redação correta do nome de um cargo ocupado por pessoa do sexo feminino, respeitando-se a norma-padrão da língua portuguesa, é o seguinte:

A redação do manual administrativo deve ser clara e curta. Ela deve, também, evitar ambiguidades, além de utilizar tom formal, ter uniformidade de estilo, utilizar tão somente terminologias técnicas – quando for imprescindível e inteligível –, ser geral e não específico, ser abstrato e não concreto, bem como deve preferir os verbos na forma ativa e não na forma passiva.

O levantamento de informações é a fase do manual administrativo inicial de contato dos analistas internos e(ou) externos à organização com os futuros usuários do manual. Os responsáveis por tal tarefa devem realizar: entrevistas com os principais profissionais; visitas às instalações da empresa; e estudos de documentação, como, por exemplo, organogramas, manuais preexistentes, balanços e demonstrativos de cursos.

A definição dos objetivos do manual administrativo é a razão de ser do manual. Essa é primeira e básica fase de elaboração do manual administrativo, dado que do estabelecimento dos objetivos a serem alcançados depende todo o trabalho a ser desenvolvido de forma posterior.

Visando à elaboração de um manual administrativo, devem ser seguidas algumas fases, que podem representar procedimentos basicamente padrões, tais como definição do objetivo do manual, escolha dos responsáveis pela preparação, análise preliminar da organização, planejamento das atividades, levantamento de informações, elaboração propriamente dita, distribuição, instrução aos usuários e acompanhamento do uso.

O índice numérico ou sumário é a parte do manual administrativo que contém o índice básico com a indicação do assunto e do número da página. Ele deve ser detalhado de forma suficiente para permitir a rápida localização da informação que se faz necessária.