Uma vez que um projeto tem a característica de ser desenvolvido por etapas e descontinuado por incrementos, a elaboração regressiva de suas especificações deve ser cuidadosamente coordenada com a definição adequada de seu escopo em relação às operações de uma organização.

A finalidade de um projeto é, ao seu término, ter atingido seu objetivo. Um projeto é um esforço permanente, normalmente de longa duração, empreendido para criar um processo, serviço ou resultado exclusivo.

Os cinco grupos de processos básicos do PMBOK são: iniciando, planejando, executando, controlando e monitorando, e encerrando. Os processos se superpõem e interagem ao longo de um projeto ou fase, sendo descritos em termos de entradas, ferramentas e técnicas, e saídas.

O PMBOK reconhece grupos de processos básicos e áreas de conhecimento típicos de projetos, sendo seus conceitos básicos aplicáveis a projetos, programas e operações.

O grupo de processos de monitoramento e controle inclui o monitoramento das atividades em andamento do projeto em relação ao plano de contingências e à linha base de eficácia. Ao se identificarem variações que comprometam os objetivos do projeto, os processos do grupo de processos de planejamento deverão ser reexaminados como parte do ciclo PDCA modificado.

Entre o grupo de processos de execução, o processo "realizar a garantia de qualidade" visa garantir que o projeto realize os processos necessários para atender aos requisitos do projeto. São exemplos de algumas entradas desse processo, o plano de gerenciamento de projetos, reparos de defeitos e ações preventivas implementadas.

Os projetos são frequentemente utilizados como meio para atingir o plano estratégico de uma organização. Uma demanda de mercado, um avanço tecnológico a ser incorporado aos produtos da organização são situações que motivam a abertura de um novo projeto.

Em organizações, as operações são temporárias, exclusivas e repetitivas, enquanto os projetos são contínuos e auxiliam a manter o negócio competitivo.

O processo de definição de atividades do projeto faz parte da área de conhecimento de gerenciamento de escopo do PMBOK.

Uma organização de estrutura matricial diferencia-se de uma estrutura funcional pelo fato de as equipes também serem alocadas por projetos e pela existência da figura do gerente de projetos que possui certa autonomia.