T. R. Schellemberg (2004), em seu livro clássicos intitulado “Arquivos modernos: princípios e técnicas”, explica os motivos históricos que levaram a França, a Inglaterra e os Estados Unidos a criarem seus arquivos públicos. Considerando esses motivos históricos, marque

V, para o que for Verdadeiro, e F, para Falso.

( ) Necessidade prática de incrementar a eficiência governamental.

( ) Ordem Cultural.

( ) Ordem Oficial.

( ) Possibilitar o acesso automatizado por sistemas.

( ) Ordem Pessoal.

Assinale a sequência CORRETA para as assertivas acima.

A avaliação é uma atividade vital em um programa de gestão arquivística de documentos, pois permite racionalizar o acúmulo de documentos nas fases corrente e intermediária, facilitando a constituição dos arquivos permanentes. É imprescindível a elaboração de um instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente. Qual o nome desse instrumento de destinação?

Segundo com o e-ARQ Brasil/2011, o programa de gestão arquivística de documentos deve ter como base a política arquivística e a designação de responsabilidades definidas anteriormente, além do contexto jurídico-administrativo, de forma que esteja de acordo com a missão institucional e a legislação vigente. O planejamento envolve o levantamento e a análise da realidade institucional, o estabelecimento das diretrizes e procedimentos a serem cumpridos pelo órgão ou entidade, o desenho do sistema de gestão arquivística de documentos e a elaboração de instrumentos e manuais. No planejamento do programa de gestão, algumas tarefas fundamentais devem ser cumpridas, a saber:

I. Levantamento da estrutura organizacional e das atividades desempenhadas; levantamento da produção documental, diferenciando os documentos arquivísticos dos não arquivísticos; levantamento, caso existam, dos sistemas utilizados, internamente, para tratamento de documentos e informações.

II. Definição, a partir do levantamento da produção documental, dos tipos de documentos que devem ser mantidos e produzidos, e das informações que devem conter; definição e/ou aperfeiçoamento da forma desses documentos; definição da infraestrutura para armazenamento dos documentos convencionais, que compreende espaço físico, mobiliário e acessórios.

III. Análise e revisão do fluxo dos documentos; elaboração e/ou revisão do plano de classificação e da tabela de temporalidade e destinação; definição do ambiente tecnológico que compreende os sistemas (hardware e software), formatos, padrões e protocolos que darão sustentação aos procedimentos de gestão e preservação de documentos, integrando, quando possível, os sistemas legados.

IV. Definição dos metadados a serem criados no momento da produção do documento e ao longo do seu ciclo de vida; definição e/ou aperfeiçoamento dos procedimentos de protocolo e de arquivamento dos documentos; definição e/ou aperfeiçoamento dos procedimentos para acesso, uso e transmissão dos documentos.

V. Definição das equipes de trabalho de arquivo e de tecnologia de informação; definição de programas de capacitação de pessoal; elaboração e/ou revisão de manuais e instruções normativas; definição dos meios de divulgação e de capacitação de pessoal; definição do plano de ação do programa de gestão, com seus objetivos, metas e estratégias de implantação, divulgação e acompanhamento, visando a melhoria contínua.

São CORRETAS as afirmativas:

O Código de Classificação de Documentos de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades. Com relação à classificação de documentos, é CORRETO afirmar que:

De acordo com o art. 16 do Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996, as empresas e os cartórios que se dedicarem a microfilmagem de documentos de terceiros, fornecerão, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando:

A Norma geral internacional de descrição arquivística ISAD(G) estabelece diretrizes gerais para a preparação de descrições arquivísticas. Deve ser usada em conjunção com as normas nacionais existentes ou como base para a sua criação. De acordo com a Norma, os seguintes elementos são considerados essenciais para o intercâmbio internacional de informação descritiva:

A norma internacional de registro de autoridade arquivística para entidades coletivas, pessoas e famílias - ISAAR (CPF), tem como objetivo fornecer regras gerais para a normalização de descrições arquivísticas de produtores de documentos e do contexto da produção de documentos. É objetivo da Área de Descrição desta Norma:

Leia o texto seguinte: “A digitalização de acervos é uma das ferramentas essenciais ao acesso e à difusão dos acervos arquivísticos, além de contribuir para a sua preservação, uma vez que restringe o manuseio aos originais, constituindo-se como instrumento capaz de dar acesso simultâneo, local ou remoto, aos seus representantes digitais, como os documentos textuais, cartográficos e iconográficos em suportes convencionais, objetos desta recomendação.”

Identifique, abaixo, a recomendação CORRETA dada pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) para digitalização de textos impressos, com ilustração e cor:

“A documentação da extinta LLOYDBRAS foi avaliada, selecionada e eliminada com

base na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo

relativa às Atividades-Meio da Administração Pública, aprovada pela Resolução nº 4,

de 28/3/1996, e revista e ampliada pela Resolução nº 14, de 24/10/2001, do Conselho

Nacional de Arquivos (Conarq). Foram eliminados documentos relativos às áreas de

organização e funcionamento, de pessoal, de orçamento e finanças, de material e

patrimônio e documentação técnica, do período de 1947 a 1997, num total de 1.450

metros lineares de documentos, conforme consta no Edital de Ciência de Eliminação

de Documentos, publicado no D.O.U. de 3/2/2003, Seção 3, página 55. Arquivo

Nacional (Brasil). Nota: Para o fundo Companhia de Navegação Lloyd Brasileiro S.A.,

nível 1”

De acordo as recomendações da Norma Brasileira de Descrição arquivística (NOBRADE) para a área de conteúdo e estrutura, a descrição acima refere-se a:

Quando se trata da identificação de elementos de descrição, a Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE) indica que deve ser observada a regra para criação de códigos. Análise os itens abaixo:

A. Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (Brasil).

B. Biblioteca Nacional (Brasil).

Nota: para unidade Rio de Janeiro.

Assinale a alternativa em que os códigos para representação de entidade custodiada ou unidade de descrição estão CORRETOS e RESPECTIVAMENTE apresentados: