No seu dia a dia, o profissional do secretariado está em contato direto com diversos equipamentos que podem auxiliá-lo no cumprimento de suas tarefas. O bom uso e conhecimento destes artigos podem influenciar significativamente no desempenho do profissional.

Relacione CINCO Equipamentos (coluna à esquerda) a CINCO Funções e/ou Definições (coluna à direita), de forma que cada equipamento corresponda à sua respectiva função/definição:

(I) Notebook

(II) Calculadora

(III) Flip Chart

(IV) Pendrive

(V) Projetor Multimídia

(VI) Fax

(1) Este equipamento geralmente trabalha em conjunto com o notebook ou computador refletindo em uma tela a apresentação criada.

(2) Grande bloco de papel colocado em frente para o público no qual o apresentador, com um pincel atômico, expõe suas ideias.

(3) Funciona similarmente a um telefone móvel, pois pode ser transportado facilmente. É dotado de sinal 5G para comunicação de alta qualidade.

(4) Equipamento portátil, dotados de baterias que tradicionalmente podem ser de 3, 4, 6, ou 9 células recarregáveis. É capaz de processar, exibir e armazenar grande quantidade de dados.

(5) É um dispositivo portátil que armazena razoável quantidade de dados, podendo guardar documentos em formato digital e dados de qualquer formato multimídia, como imagens, mas é incapaz de reproduzir tais dados, pois não é dotado de tela.

(6) Sua principal função é realizar operações matemáticas de forma rápida. Pode também ser capaz de gerar gráficos.

Após relacionar as duas colunas, marque a opção que apresenta a correta relação.

A Secretária Executiva utiliza além das técnicas secretariais ferramentas de motivação, liderança, comunicação, gestão, dentre outras, para o desempenho das suas funções. Faça a relação das colunas de algumas das habilidades específicas e imprescindíveis para a atuação eficaz de uma Secretária:

A. Motivação

B. Liderança

C. Comunicação

D. Administração do tempo

E. Responsabilidade e Decisões

F. Informática

( ) Além da sua contribuição estratégica, uma das ferramentas essenciais no trabalho de uma Secretária que, sem dúvida, proporciona inovação no trabalho Executivo/Secretária tornando-o mais ágil e eficiente, permitindo, assim, que encontrem mais tempo para outras atividades. Trata-se de um processo que possibilita novos desafios que motivam a profissional a acompanhar as novas exigências da empresa por meio de cursos para dominar conhecimentos em diversas áreas. Assim, a evolução profissional é dinamizada, para atingir o novo status, e é necessário entender que Secretária é uma profissão e não apenas uma função. É imprescindível estar sempre buscando o aperfeiçoamento e se atualizando em outras áreas. As empresas buscam Secretárias empreendedoras e polivalentes, com perfil de assessora e que não somente atendam aos executivos, mas também estejam interadas das metas e resultados.

( ) As atividades de uma Secretária ultimamente estão sendo enfatizadas pelo maior poder com que essas profissionais vêm atuando nos mais diversos segmentos organizacionais. A cada trabalho executado, o envolvimento da Secretária tem sido um verdadeiro desafio na sua carreira, que vem respondendo satisfatoriamente às organizações com firmeza; determinação e coragem.

( ) Muito presente no dia-a-dia de uma Secretária, como um elo entre a alta hierarquia e demais clientes internos, esta habilidade deve ser a base para uma atuação adequada e harmoniosa. A secretária pode atuar transmitindo uma imagem positiva da sua área de atuação e promovendo o intercâmbio entre subordinados e chefias. Detalhes (aparentemente mínimos) como cumprimentar as pessoas, tratar a todos com igualdade, independente das diferenças culturais, sociais, econômicas, raciais e hierárquicas são fatores essenciais.

( ) A fim de que o trabalho seja desenvolvido, sem afetar sua qualidade de vida, tanto pessoal, quanto profissional, a secretária deve saber utilizar esta habilidade muito bem. Para muitos gerentes tem sido o objetivo prioritário nas organizações que, inclusive, dedicam por livre e espontânea vontade, várias horas em treinamento especializado no assunto, mesmo que as organizações não tenham ainda despertado totalmente para tal necessidade. Os diversos autores que abordam sobre esse assunto, insistem em ressaltar a importância do papel da Secretária e do executivo.

( ) É um tributo essencial da atividade humana. Dela depende o entendimento social, familiar e profissional. O êxito da empresa, da gerência, da Secretária, depende essencialmente dessa habilidade dos indivíduos.

( ) É mais uma das técnicas gerenciais. A secretária precisa conhecê-la para poder auxiliar seu gerente a praticá-la no dia-a-dia. Observamos que essa habilidade hoje faz parte do contexto pessoal e profissional de uma Secretária Executiva. Alguém que sabe o que precisa ser feito e como conseguir que seu pessoal execute as tarefas, permanecendo motivados, em constante harmonia.

Marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.

( ) Anotar os compromissos do chefe na agenda e mantê-la atualizada.

( ) Planejar os recursos que são necessários para desempenhar a atividade e disponibilizá-los antes de iniciar a tarefa.

( ) Planejar e priorizar as atividades diárias.

( ) Ter disciplina no desenvolvimento de qualquer tarefa, ou seja, desempenhar uma atividade por vez e até o fim.

( ) Listar os assuntos pendentes em ordem de importância.

( ) Arquivar somente os documentos importantes e úteis.

A sequência está correta em:

Mintzberg identifica dez papéis específicos do administrador divididos em três categorias: interpessoal, informacional e decisorial. Papel significa um conjunto de expectativas da organização a respeito do comportamento de uma pessoa. Cada papel representa atividades que o administrador conduz para cumprir as funções de planejar, organizar, dirigir e controlar. Preencha a coluna “Papel” selecionando a alternativa abaixo na ordem correta:

Dentre as atribuições do Técnico em Secretariado está a redação e datilografia (digitação) de correspondência ou documentos de rotina, inclusive em idioma estrangeiro. Analise as afirmativas a seguir:

I. A correspondência Oficial - serve-se dela a Administração Pública;

II. Todo e qualquer redação deve estar bem escrita, ortográfica e gramaticalmente;

III. A redação dever ser coesa, apresentando associação consistente entre seus elementos formadores;

IV. Para a construção de um texto não bastam apenas algumas ideias, é preciso cuidado na escolha do assunto, do vocabulário e na construção das frases.

É correto o que se afirma em