A tomada de contas especial deverá ser instaurada pela autoridade competente no máximo 60 dias após a constatação do fato gerador, sob pena de responsabilidade solidária.

A tomada de contas especial é destinada exclusivamente aos casos em que ocorrer desfalque, desvio de bens ou outra irregularidade que resulte em prejuízo para a fazenda nacional.

A tomada de contas pode ser anual, extraordinária ou especial. A anual é feita no final do exercício financeiro com o objetivo de entregar aos tribunais de contas as contas anuais dos ordenadores ou responsáveis pela guarda de valores ou de bens públicos da administração direta, enquanto as tomadas de contas extraordinárias ocorrem quando houver extinção, fusão, incorporação, transformação ou dissolução de unidades da administração direta.

Tomada de contas é o processo elaborado pelo órgão de contabilidade analítica da administração direta referente aos atos de gestão orçamentária, financeira e patrimonial, bem como à guarda de materiais, bens e valores públicos sob a responsabilidade de agente responsável.

A conta única do tesouro nacional é mantida pelo Banco Central do Brasil e tem por finalidade acolher as disponibilidades financeiras da União, movimentáveis pelas unidades gestoras da administração federal — direta e indireta — participantes do SIAFI, na modalidade online. A movimentação de conta única é realizada com o concurso do Banco do Brasil e, em casos especiais, com o apoio de outros agentes financeiros credenciados pelo Ministério da Fazenda.

Em se tratando de restos a pagar, a prescrição relativa ao direito do credor ocorre em 31 de dezembro do ano subseqüente ao que o credor habilitou-se ao recebimento do que lhe é devido.

Restos a pagar são as despesas empenhadas, pendentes de pagamento na data de encerramento do exercício financeiro, inscritas contabilmente como obrigações a pagar no exercício subseqüente.

Suprimento de fundos é a modalidade de realização de despesas por meio de adiantamento concedido a um servidor pelo ordenador de despesas, para prestação de contas posterior. O suprimento de fundos pode atender a qualquer tipo de despesa, de pequeno ou de grande porte, e a entrega do numerário é feita por meio de ordem bancária, ficando a emissão do empenho para o momento em que for feita a prestação de contas.

O empenho de uma despesa, materializado por um documento chamado nota de empenho, é emitido pela autoridade máxima do órgão que está realizando a despesa e requer o de acordo da unidade que será beneficiada com os bens adquiridos ou os serviços prestados.

De acordo com o Código de Contabilidade Pública, de 1922, os estágios da despesa são empenho, liquidação e pagamento.